Ertragswerke DATEV-Export – ein Buchungsstapel statt einer Rechnungsliste

Am Monatsanfang exportiert jemand Bestellungen aus Shopware, baut daraus eine Tabelle und schickt sie an den Steuerberater, der sie abtippt. Dieses Plugin erzeugt stattdessen direkt einen DATEV-Buchungsstapel im EXTF-Format – verdichtet, mit Verrechnungskonten je Zahlart, bewusst ohne Einzeldebitoren und ohne Belegtransfer.

Warum der Monatsabschluss so lange dauert

Nicht weil die Zahlen kompliziert wären, sondern weil sie in der falschen Form vorliegen. Shopware denkt in Bestellungen, DATEV denkt in Buchungssätzen. Zwischen beiden sitzt üblicherweise ein Mensch mit einer Tabellenkalkulation.

Der übersetzt Bestellungen in Konten, trennt Steuersätze, ordnet Zahlungseingänge zu und schickt das Ergebnis an die Kanzlei – jeden Monat neu, jeden Monat mit derselben Fehlerquelle. Bei zweihundert Bestellungen ist das ein Nachmittag. Bei zweitausend ist es ein Problem.

EXTF: das Format, das die Kanzlei erwartet

Der Export erzeugt eine EXTF-CSV – das Buchungsstapel-Format, das jede DATEV-Kanzlei einlesen kann. Kein Zwischenschritt, keine Formatierungsabsprache, keine Rückfrage, welche Spalte was bedeutet.

Du wählst einen Zeitraum, das Plugin erzeugt die Datei, die Datei geht an den Steuerberater. Was dort ankommt, wird importiert statt abgetippt.

Verdichtet statt jede Bestellung einzeln

Der Export bildet Sammelbuchungen. Nicht jede Bestellung wird zu einem eigenen Debitorenvorgang, sondern die Umsätze werden über Konto und Gegenkonto verdichtet.

Das ist die entscheidende Designentscheidung. Ein Shop mit zweitausend Bestellungen im Monat erzeugt sonst zweitausend Debitoren, die niemand pflegt und die in der Buchhaltung nur Rauschen sind. Für den Endkundenhandel ist die verdichtete Buchung die richtige Form – und in aller Regel auch die, die die Kanzlei haben will.

Zahlarten als Verrechnungskonten

Jede Zahlart bekommt ihr eigenes Verrechnungskonto: PayPal, Kreditkarte, Rechnung, Vorkasse, Lastschrift. Der Umsatz läuft gegen dieses Konto, und der Zahlungseingang auf dem Bankkonto lässt sich später dagegen ausgleichen.

Damit stimmt nicht nur die Umsatzbuchung, sondern auch die Abstimmung. Wer stattdessen alles gegen ein Sammelkonto bucht, findet Differenzen nie wieder – gerade bei Zahlarten, die verzögert und mit Gebührenabzug auszahlen.

Eine Zeile je Rechnung und Steuersatz

Enthält eine Rechnung Positionen mit 19 und mit 7 Prozent, entstehen zwei Zeilen mit den jeweils richtigen Beträgen und Steuerschlüsseln. Das ist der Punkt, an dem selbstgebaute Exporte regelmäßig scheitern, weil sie den Rechnungsbetrag als Ganzes behandeln und die Steueraufteilung verlieren.

Grundlage sind dabei die Rechnungen, nicht die Bestellungen. Gebucht wird, was tatsächlich fakturiert wurde – nicht, was jemand in den Warenkorb gelegt hat.

Was bewusst nicht drin ist

Wir sagen das offen, weil es die Auswahl erleichtert. Dieses Plugin macht keine Einzeldebitoren-Buchhaltung und keinen Belegtransfer, überträgt also keine Rechnungs-PDFs an DATEV Unternehmen online.

Wer offene Posten je Endkunde in DATEV führen will oder den vollständigen Belegtransfer braucht, ist mit einer der großen Schnittstellen besser bedient – und zahlt dafür entsprechend. Für einen Endkundenshop, dessen Kanzlei einen sauberen, verdichteten Stapel möchte, ist der schlanke Weg der schnellere.

Häufige Fragen

Welche Konten muss ich hinterlegen?

Die Erlöskonten je Steuersatz und je ein Verrechnungskonto pro Zahlart. Das ist einmalige Einrichtung, danach läuft der Export ohne weitere Eingaben. Die Kontenrahmen SKR03 und SKR04 unterscheiden sich hier – frag deinen Steuerberater nach den Nummern, die er sehen will.

Wie oft exportiere ich?

Frei wählbar über den Zeitraum – monatlich ist der Normalfall, wöchentlich bei höherem Volumen. Der Zeitraum wird beim Export angegeben, es gibt also keine feste Periodenlogik, die man pflegen müsste.

Werden Gutschriften und Stornos berücksichtigt?

Ja, sie laufen als eigene Belege mit umgekehrtem Vorzeichen in den Stapel.

Kann ich den Export vorher prüfen?

Die erzeugte Datei ist eine CSV und lässt sich vor dem Versand ansehen. Es empfiehlt sich, den ersten Stapel gemeinsam mit der Kanzlei durchzugehen, bevor er zur Routine wird.

Brauche ich einen DATEV-Zugang?

Nein. Das Plugin erzeugt eine Datei, die dein Steuerberater importiert. Es baut keine Verbindung zu DATEV auf und benötigt keine Zugangsdaten.