Shopware Bestellung per CSV importieren und exportieren
Der Bedarf steht schon in einer Tabelle. Der Einkäufer hat ihn aus seiner Warenwirtschaft exportiert oder in Excel gepflegt: Artikelnummer, Menge, fertig. Was jetzt fehlt, ist der Weg von dieser Datei in deinen Shop.
Ohne CSV-Import gibt es zwei Möglichkeiten, und beide sind schlecht. Entweder tippt der Kunde 180 Positionen von Hand ab — was er nicht tun wird. Oder er schickt dir die Datei per Mail, und dein Innendienst tippt sie ab. Dieser Artikel zeigt, wie der Import stattdessen aussieht, welche Struktur die Datei braucht, was mit unbekannten Artikelnummern passieren muss und wo die Grenze zu einer echten Systemanbindung verläuft.
In der Ertragswerke B2B Suite ist der CSV-Import enthalten, samt Rückmeldung darüber, welche Zeilen nicht zugeordnet werden konnten. Dieses Detail ist wichtiger, als es klingt: Ein Import, der Fehler stillschweigend überspringt, produziert unvollständige Lieferungen und Reklamationen.
Wie kann eine Bestellung per CSV in Shopware importiert werden?
Der Kunde lädt eine Datei mit Artikelnummern und Mengen hoch. Das System liest die Zeilen ein, ordnet sie den Produkten im Katalog zu und legt die erkannten Positionen in den Warenkorb. Zeilen, die nicht zugeordnet werden konnten, werden ausgewiesen. Anschließend prüft der Kunde den Warenkorb wie bei jeder anderen Bestellung und schließt regulär ab.
Warum der Umweg über den Warenkorb richtig ist
Ein Import, der direkt eine Bestellung erzeugt, ist gefährlich. Ein Zahlendreher in der Mengenspalte wird dann zur Bestellung über 1.800 statt 180 Stück. Landen die Positionen zunächst im Warenkorb, sieht der Kunde Preise, Summe und Verfügbarkeit und kann korrigieren. Der Import ist ein Erfassungshilfsmittel, kein Bestellauslöser.
Der Ablauf aus Kundensicht
- Datei aus Warenwirtschaft oder Excel exportieren
- Im Shop hochladen
- Zuordnungsergebnis prüfen, nicht erkannte Zeilen sehen
- Erkannte Positionen in den Warenkorb übernehmen
- Regulär bestellen
Welche Spalten benötigt eine Bestell-CSV?
Zwei reichen im Regelfall: Artikelnummer und Menge. Jede weitere Spalte erhöht die Fehlerquote, ohne den Nutzen zu steigern. Optional kann eine Positionsbemerkung sinnvoll sein, etwa für interne Zuordnungen. Preise gehören ausdrücklich nicht in die Datei — sie kommen aus den für den Kunden hinterlegten Konditionen.
| Spalte | Pflicht | Beispiel |
|---|---|---|
| Artikelnummer | Ja | SW-10023 |
| Menge | Ja | 24 |
| Bemerkung | Nein | Kostenstelle 4711 |
Warum keine Preisspalte
Eine Preisspalte in einer Bestelldatei wirft sofort die Frage auf, was gilt, wenn sie vom hinterlegten Preis abweicht. Die Antwort ist immer: der hinterlegte Preis. Dann kann die Spalte auch weg. Preisvereinbarungen gehören in die Preisliste, nicht in eine Bestellung.
Die Vorlage bereitstellen
Der wirksamste Schritt zur Fehlervermeidung ist eine herunterladbare Musterdatei mit korrekter Spaltenbenennung, Trennzeichen und Kodierung. Wer das weglässt, bekommt Dateien in fünf verschiedenen Formaten und baut sich einen Support-Fall pro Kunde.
Wie werden Artikelnummern und Mengen zugeordnet?
Über einen Abgleich der Artikelnummer mit den Produkten im Katalog, unter Berücksichtigung dessen, was für diesen Kunden überhaupt bestellbar ist. Erkannte Zeilen werden mit der angegebenen Menge übernommen, wobei Mindestbestellmengen und Verpackungseinheiten geprüft werden. Nicht zuordenbare Zeilen fließen nicht stillschweigend in den Warenkorb.
Die typischen Stolpersteine
| Problem | Ursache | Abhilfe |
|---|---|---|
| Führende Nullen fehlen | Excel interpretiert die Nummer als Zahl | Spalte als Text formatieren, in der Vorlage vorgeben |
| Dezimaltrennzeichen | Komma statt Punkt oder umgekehrt | Ganzzahlige Mengen erwarten, Vorlage mitliefern |
| Umlaute zerschossen | Falsche Zeichenkodierung | UTF-8 vorgeben und in der Vorlage voreinstellen |
| Trennzeichen | Semikolon statt Komma | Beide akzeptieren oder klar vorgeben |
| Leerzeichen | Kopierte Nummern mit Leerraum | Beim Einlesen automatisch trimmen |
Die Sortimentsprüfung nicht vergessen
Hat ein Kunde ein eingeschränktes Sortiment, dürfen gesperrte Artikel auch per Import nicht in den Warenkorb gelangen. Der Import ist ein Eingang wie jeder andere und muss dieselben Regeln durchsetzen wie Katalog und Suche.
Was passiert mit unbekannten Artikelnummern?
Sie werden gemeldet, nicht übersprungen. Der Kunde bekommt nach dem Upload eine Aufstellung, welche Zeilen nicht zugeordnet werden konnten und warum — unbekannte Nummer, für ihn nicht freigegeben oder ungültige Menge. Ohne diese Rückmeldung bestellt er in gutem Glauben eine unvollständige Liste.
Warum stilles Überspringen der schlimmste Fall ist
Bei einer Datei mit 200 Positionen und 12 Tippfehlern fällt das Fehlen nicht auf. Der Kunde bestellt, wartet, und drei Tage später fehlen zwölf Artikel in der Lieferung. Die Reklamation kostet mehr als jede Fehlermeldung — und das Vertrauen in den Bestellweg ist dahin.
Was eine gute Fehlermeldung leistet
- Zeilennummer, damit die Stelle in der Datei auffindbar ist
- die betroffene Artikelnummer im Originalwortlaut
- der konkrete Grund statt einer allgemeinen Meldung
- die Möglichkeit, die erkannten Zeilen trotzdem zu übernehmen
Der letzte Punkt ist entscheidend. Ein Import, der bei einem Fehler die gesamte Datei verwirft, zwingt den Kunden zur Fehlersuche, bevor er irgendetwas bestellen kann.
Können Bestellungen als CSV exportiert werden?
Ja, und dieser Weg wird oft übersehen. Ausgeführte Firmenbestellungen lassen sich als CSV herunterladen — für die interne Weiterverarbeitung, die Rechnungsprüfung, die Kostenstellenverteilung oder als Grundlage für die nächste Bestellung.
Wofür Kunden den Export nutzen
| Zweck | Was damit passiert |
|---|---|
| Rechnungsprüfung | Abgleich der Positionen mit dem Rechnungseingang |
| Kostenstellenverteilung | Aufteilung der Bestellung in der Buchhaltung |
| Bedarfsplanung | Auswertung des Verbrauchs über mehrere Monate |
| Nächste Bestellung | Datei anpassen und wieder importieren |
Der letzte Punkt schließt den Kreis: Export, Anpassung, Import. Für Kunden ohne Systemanbindung ist das ein pragmatischer Wiederbeschaffungsweg — auch wenn für regelmäßig gleiche Zusammenstellungen die gespeicherte Bestellliste komfortabler ist.
Für welche Geschäftskunden lohnt sich ein CSV-Import?
Für alle, die ihren Bedarf ohnehin in einem System oder einer Tabelle führen und viele Positionen auf einmal bestellen. Das sind typischerweise Kunden mit eigener Warenwirtschaft, mit zentralem Einkauf für mehrere Standorte oder mit umfangreichen Rahmenverträgen. Für Kunden mit fünf Positionen im Monat ist die Schnellbestellung der bessere Weg.
Die Einordnung der Bestellwege
| Bestellweg | Passt bei | Aufwand für den Kunden |
|---|---|---|
| Normaler Katalog | Wenige Positionen, Sortimentssuche | Hoch bei vielen Artikeln |
| Schnellbestellung | 5 bis 50 bekannte Positionen | Gering |
| Bestellliste | Immer gleiche Zusammenstellung | Sehr gering |
| CSV-Import | Viele Positionen aus einem System | Gering, aber einmalige Einrichtung |
| Liefer-Abo | Planbare Wiederbeschaffung | Nach Einrichtung keiner |
Wie setzt die Ertragswerke B2B Suite CSV-Bestellungen um?
Die Suite erkennt beim Import Artikelnummern und Mengen, ordnet sie dem Katalog des jeweiligen Kunden zu und meldet Positionen, die nicht übernommen werden konnten. Die erkannten Zeilen gehen in den regulären Warenkorb, wo die für die Firma gültigen Preise greifen. Ausgeführte Firmenbestellungen lassen sich zusätzlich als CSV exportieren.
Was der Import berücksichtigt
- das für die Firma freigegebene Sortiment
- die hinterlegten Firmen- und Gruppenpreise samt Staffeln
- Mindestbestellmengen und Verpackungseinheiten
- das Einkaufslimit des bestellenden Mitarbeiters
Der letzte Punkt bedeutet: Auch eine importierte Bestellung über dem Limit löst den regulären Freigabeprozess aus. Der Import umgeht keine Regel, er ist nur ein anderer Eingang.
Was CSV ausdrücklich nicht ist
Ein CSV-Import ersetzt keine dauerhafte Systemanbindung. Er ist die pragmatische Brücke für Kunden, die ihre Bedarfe ohnehin exportieren können, aber keine Schnittstelle bauen wollen. Wer eine laufende, automatische Übertragung zwischen Warenwirtschaft und Shop braucht, spricht über ein Integrationsprojekt mit entsprechendem Aufwand — das ist ein anderes Thema mit anderen Anforderungen.
Kompatibilität
Die Ertragswerke B2B Suite ist mit Shopware 6.6 und 6.7 kompatibel. Aus einer importierten Bestellung entsteht eine reguläre Shopware-Bestellung mit den gewohnten Folgeprozessen.
Häufige Fragen
Welches Dateiformat wird erwartet?
CSV in UTF-8 mit klar definiertem Trennzeichen. Stelle eine Musterdatei bereit — das erspart den größten Teil aller Rückfragen.
Kann der Kunde eine Excel-Datei hochladen?
Der verlässliche Weg führt über den CSV-Export aus Excel. Excel-Dateien direkt einzulesen ist möglich, bringt aber zusätzliche Fehlerquellen durch Formeln, Formatierungen und mehrere Tabellenblätter mit.
Werden individuelle Preise beim Import berücksichtigt?
Ja. Die Datei enthält keine Preise — es gelten die für die Firma hinterlegten Konditionen inklusive Staffeln.
Was passiert bei Artikeln außerhalb des Kundensortiments?
Sie werden nicht übernommen und in der Rückmeldung ausgewiesen. Die Sortimentssteuerung gilt für alle Bestellwege gleichermaßen.
Wie groß darf eine Datei sein?
Für typische Bestellungen mit einigen hundert Positionen ist das unkritisch. Bei sehr großen Dateien lohnt eine Aufteilung, damit die Rückmeldung übersichtlich bleibt.
Kann eine importierte Bestellung als Bestellliste gespeichert werden?
Das ist der sinnvolle Anschluss: einmal importieren, als benannte Liste speichern und künftig ohne Datei laden.
Wird beim Import die Verfügbarkeit geprüft?
Die Prüfung erfolgt wie bei jeder anderen Bestellung im Warenkorb und im Checkout. Genau deshalb landet der Import dort und nicht direkt in einer Bestellung.
Der CSV-Import ist einer von mehreren Eingängen neben Schnellbestellung, Bestelllisten und Liefer-Abos. Wie diese Bestellwege zusammen mit Firmenkonten, Preisen und Freigaben ein durchgängiges System ergeben, zeigt unsere Übersicht zum Shopware B2B Plugin.