Shopware Firmenkonto einrichten: Händlerregistrierung mit Prüfung und Freigabe

Wenn ein Geschäftskunde sich in deinem Shop registriert, bekommt er im Standard genau das, was auch ein Privatkunde bekommt: ein Konto mit einer E-Mail-Adresse, einer Rechnungsadresse und einem Warenkorb. Für den Verkauf an Unternehmen reicht das selten. Du weißt nicht, ob wirklich ein Gewerbe dahintersteht. Du kannst dem Kunden keine geprüften Konditionen zuweisen, bevor du ihn kennst. Und du hast keine Struktur, an der später Mitarbeiter, Limits oder individuelle Preise hängen können.

Ein Firmenkonto löst genau dieses Problem. Es macht aus einem anonymen Anmeldeformular einen kontrollierten Aufnahmeprozess: Unternehmen registrieren sich, laden einen Nachweis hoch, warten auf deine Freigabe und werden erst danach als Geschäftskunde behandelt. In diesem Artikel liest du, wie dieser Ablauf aufgebaut ist, welche Daten du abfragen solltest, wie die Prüfung praktisch funktioniert und wie die Ertragswerke B2B Suite das in Shopware 6 umsetzt.

Diesen Ablauf musst du nicht selbst bauen: In der Ertragswerke B2B Suite sind Händlerregistrierung, Nachweis-Upload, Prüfstatus und Freigabe bereits enthalten. Das ist die Grundlage dafür, dass Preise, Sortimente und Zahlungsbedingungen später überhaupt an einem Unternehmen hängen können statt an einzelnen Personen.

Was ist ein Firmenkonto in Shopware?

Ein Firmenkonto ist ein Kundenkonto, das ein Unternehmen abbildet und nicht eine einzelne Person. Es enthält die Unternehmensdaten, einen Prüf- und Freigabestatus sowie die Konditionen, die für dieses Unternehmen gelten. An das Firmenkonto lassen sich anschließend mehrere Mitarbeiter, individuelle Preise, Sortimente und Zahlungsbedingungen hängen.

Der Unterschied zum normalen Kundenkonto

Ein Standardkundenkonto ist auf eine Person ausgelegt. Es kennt eine E-Mail-Adresse, ein Passwort, Adressen und eine Bestellhistorie. Sobald mehrere Personen für dieselbe Firma einkaufen sollen, entstehen daraus zwei unschöne Behelfslösungen: entweder teilen sich alle ein Login, oder jeder Mitarbeiter legt sich ein eigenes Konto an — mit dem Ergebnis, dass ein und dieselbe Firma im Shop als drei oder vier unabhängige Kunden erscheint.

Warum die Struktur wichtiger ist als das Formular

Das Registrierungsformular ist nur die sichtbare Spitze. Der eigentliche Wert entsteht dadurch, dass ab jetzt ein Objekt existiert, an dem alles Weitere hängt. Ein hinterlegter Firmenpreis gilt für die Firma, nicht für Frau Berger aus dem Einkauf. Ein Kreditlimit gilt für die Firma. Ein freigegebenes Sortiment gilt für die Firma. Ohne dieses Objekt musst du jede Vereinbarung an einzelnen Personenkonten pflegen — und beim nächsten Personalwechsel von vorn beginnen.

Wie können sich Geschäftskunden in Shopware registrieren?

Über ein eigenes Registrierungsformular für Unternehmen, das zusätzlich zu den Kontaktdaten Firmenname, Rechtsform, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ansprechpartner und einen Gewerbenachweis abfragt. Das Konto wird dabei nicht sofort aktiv, sondern zunächst mit dem Status „in Prüfung" angelegt. Erst nach der Freigabe durch den Händler kann der Kunde mit B2B-Konditionen bestellen.

Getrennter Einstieg für Privat- und Geschäftskunden

In der Praxis bewährt sich eine sichtbare Trennung direkt am Einstieg: ein Weg für Privatkunden mit dem gewohnten Shopware-Formular, ein zweiter Weg für Unternehmen. Das hat zwei Effekte. Der Geschäftskunde erkennt sofort, dass du auf ihn eingestellt bist. Und du hältst das Privatkundenformular schlank, statt allen Besuchern Pflichtfelder zu Rechtsform und USt-ID zuzumuten.

Was der Kunde direkt nach dem Absenden erwartet

Ein häufiger Fehler ist eine wortlose Bestätigungsseite. Der Interessent weiß dann nicht, ob er bestellen kann, ob er warten muss oder ob etwas schiefgelaufen ist. Sinnvoll sind drei Informationen unmittelbar nach dem Absenden:

1. dass die Registrierung eingegangen ist
2. dass eine Prüfung stattfindet und ungefähr wie lange sie dauert
3. was nach der Freigabe passiert — also Nettopreise, Konditionen und die freigeschalteten Zahlungsarten

Wie funktioniert die Prüfung einer Firmenregistrierung?

Die Registrierung wird zunächst als Antrag gespeichert. Der Händler prüft im Backend die Unternehmensdaten und den hochgeladenen Nachweis und entscheidet dann über Freigabe oder Ablehnung. Bis dahin bleibt das Konto in einem gesperrten Zustand: Der Kunde kann sich einloggen und seinen Status sehen, aber noch nicht zu B2B-Konditionen bestellen.

Die typischen Status im Überblick

Worauf du bei der Prüfung tatsächlich schaust

Die meisten Händler prüfen drei Dinge: Passt der Firmenname auf dem Nachweis zu den eingegebenen Daten? Ist die USt-ID formal plausibel und lässt sie sich bei Bedarf über das offizielle Bestätigungsverfahren abgleichen? Und ergibt der angegebene Geschäftszweck einen sinnvollen Bezug zu deinem Sortiment? Der letzte Punkt ist besonders relevant, wenn du Händlerpreise vergibst und keine Endverbraucher zu Einkaufskonditionen beliefern willst.

Warum der Nachweis geschützt liegen muss

Ein Gewerbeschein oder Handelsregisterauszug enthält personenbezogene Daten. Die Datei darf deshalb nicht über eine offen erratbare URL im Media-Verzeichnis liegen. Der Zugriff gehört hinter eine Berechtigungsprüfung, sodass nur berechtigte Backend-Nutzer das Dokument öffnen können. Halte außerdem fest, wie lange du solche Nachweise aufbewahrst — Aufnahmeprüfung und dauerhafte Archivierung sind zwei verschiedene Zwecke.

Welche Unternehmensdaten solltest du bei der Registrierung abfragen?

Sinnvoll ist alles, was du für Prüfung, Rechnungsstellung und Kommunikation wirklich brauchst: Firmenname, Rechtsform, vollständige Firmenanschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ansprechpartner mit Telefonnummer, Branche oder Geschäftszweck sowie ein Nachweisdokument. Jedes zusätzliche Pflichtfeld senkt die Abschlussquote — frage deshalb nur ab, was du tatsächlich auswertest.

Der Konflikt zwischen Prüftiefe und Conversion

Je mehr du abfragst, desto besser kannst du entscheiden — und desto mehr Interessenten brechen ab. Ein guter Kompromiss besteht darin, das Registrierungsformular auf die prüfungsrelevanten Felder zu begrenzen und alles Weitere später im Firmenkonto pflegen zu lassen. Lieferadressen, Kostenstellen oder zusätzliche Mitarbeiter sind Dinge, die ein Kunde bereitwillig nachträgt, sobald er freigeschaltet ist.

Wie werden freigegebene Firmenkunden einer Kundengruppe zugeordnet?

Über die Shopware-Kundengruppe. Wird ein Firmenkonto freigegeben, weist das System es automatisch der dafür vorgesehenen Gewerbekundengruppe zu. Diese Gruppe steuert unter anderem die Nettopreisanzeige und dient als Anknüpfungspunkt für Preise, Rabatte und Zahlungsarten. Der Kunde muss dafür nichts tun — nach dem nächsten Login sieht er seine Konditionen.

Warum die Kundengruppe der richtige Hebel ist

Die Kundengruppe ist in Shopware ein etablierter Mechanismus, an dem Preisdarstellung, Regelwerke und Zahlungsartenverfügbarkeit hängen. Statt eine parallele Logik aufzubauen, ist es deutlich robuster, den Freigabeprozess an dieser Stelle andocken zu lassen. Das hat auch praktische Vorteile: Bestehende Rule Builder-Regeln und Zahlungsartenbedingungen greifen ohne Sonderbehandlung.

Mehrere Gruppen für unterschiedliche Kundentypen

Nicht jeder Geschäftskunde ist derselbe Kundentyp. Ein Wiederverkäufer, ein Endverwender im Gewerbe und ein Großabnehmer können unterschiedliche Preisniveaus haben. Deshalb ist es sinnvoll, mehr als eine Gewerbekundengruppe anzulegen und bei der Freigabe zu entscheiden, in welche Gruppe eine Firma gehört. Die Standardgruppe deckt den Regelfall ab, die Abweichung ist ein bewusster Klick.

Können mehrere Mitarbeiter dasselbe Firmenkonto nutzen?

Ja — und genau das ist einer der Hauptgründe für ein Firmenkonto. Statt ein gemeinsames Login weiterzugeben, erhält jeder Einkäufer einen eigenen Zugang innerhalb derselben Firma. Rechte, Abteilungszugehörigkeit und Bestellhistorie bleiben dadurch pro Person nachvollziehbar, während Preise, Sortiment und Zahlungsbedingungen weiterhin für die gesamte Firma gelten.

Was gegen geteilte Zugangsdaten spricht

Ein gemeinsames Passwort wirkt bequem, erzeugt aber drei konkrete Probleme. Erstens ist nicht nachvollziehbar, wer eine Bestellung ausgelöst hat. Zweitens lässt sich niemand einzeln einschränken — jeder sieht alles und darf alles. Drittens musst du beim Ausscheiden eines Mitarbeiters das Passwort ändern und allen verbliebenen Kollegen ein neues mitteilen.

Wie Mitarbeiterkonten, Rollen und Abteilungen im Detail aufgebaut werden, ist ein Thema für sich. An dieser Stelle ist nur wichtig: Die Firma ist das übergeordnete Objekt, die Mitarbeiter hängen daran.

Wie setzt die Ertragswerke B2B Suite Firmenkonten um?

Die Suite ergänzt Shopware 6 um einen vollständigen Aufnahmeprozess für Unternehmen: eigenes Registrierungsformular, Pflicht-Upload eines Nachweises, Prüfstatus, Freigabe oder Ablehnung im Backend sowie die automatische Zuordnung zur vorgesehenen Gewerbekundengruppe. Erst nach der Freigabe stehen dem Kunden Nettopreise und die weiteren Firmenfunktionen zur Verfügung.

Der Ablauf in fünf Schritten

1. Antrag — Das Unternehmen registriert sich über das Firmenformular und lädt den Gewerbenachweis hoch.
2. Warteposition — Das Konto wird angelegt, bleibt aber im Prüfstatus. Der Kunde sieht seinen Status im Konto.
3. Prüfung — Du öffnest den Antrag im Shopware-Backend, siehst die Unternehmensdaten und kannst das Nachweisdokument über einen geschützten Zugriff öffnen.
4. Entscheidung — Freigabe oder Ablehnung. Bei Freigabe wird das Konto aktiviert und der hinterlegten Kundengruppe zugewiesen.
5. Ausbau — Die Firma kann jetzt Mitarbeiter anlegen, du kannst Preise, Sortiment und Zahlungsbedingungen hinterlegen.

Was danach am Firmenkonto hängt

Sobald die Firma freigegeben ist, wird sie zum Anknüpfungspunkt für die übrigen Prozesse. Preislisten und Firmenrabatte gelten für dieses Unternehmen. Ein kundenspezifisches Sortiment wird der Firma zugewiesen. Rechnungskauf, Zahlungsziel und Kreditlimit werden je Firma freigeschaltet. Mitarbeiter und Abteilungen erben die Konditionen automatisch, statt einzeln gepflegt werden zu müssen.

Vertiefen lässt sich das über individuelle Kundenpreise, kundenspezifische Sortimente und Rechnungskauf mit Kreditlimit. Hier zählt nur der Zusammenhang: Ohne sauber freigegebenes Firmenkonto steht keiner dieser Prozesse auf einem stabilen Fundament.

Kompatibilität

Die Ertragswerke B2B Suite ist mit Shopware 6.6 und 6.7 kompatibel und baut update-sicher neben dem Core auf — mit eigenen Namespaces, Template-Erweiterungen statt Überschreibungen und ACL-konformen Backend-Modulen.

Häufige Fragen

Kann ein Kunde bestellen, während sein Firmenkonto noch geprüft wird?

Nicht zu B2B-Konditionen. Das Konto existiert bereits und der Kunde kann sich einloggen, aber Nettopreise, Firmenpreise und die B2B-Zahlungsarten greifen erst nach der Freigabe.

Wie lange sollte die Prüfung dauern?

Praktikabel ist ein Arbeitstag. Wichtig ist weniger die absolute Dauer als die Erwartungssteuerung: Nenne dem Kunden bei der Registrierung eine Zeitspanne und halte sie ein.

Was passiert mit dem hochgeladenen Gewerbenachweis?

Er wird geschützt gespeichert und ist nur für berechtigte Backend-Nutzer zugänglich. Lege intern fest, wie lange du das Dokument nach der Prüfung aufbewahrst.

Kann ich eine Firma nachträglich sperren?

Ja. Eine freigegebene Firma lässt sich wieder sperren, etwa bei offenen Forderungen oder beendeter Geschäftsbeziehung. Die Daten und die Historie bleiben erhalten.

Können Privat- und Geschäftskunden im selben Shop einkaufen?

Ja. Privatkunden nutzen den gewohnten Weg mit Bruttopreisen. Freigegebene Firmen landen in einer eigenen Kundengruppe und sehen ihre Nettopreise und Konditionen.

Muss die USt-ID zwingend abgefragt werden?

Für den Verkauf an Unternehmen ist sie in aller Regel sinnvoll, insbesondere bei grenzüberschreitenden Lieferungen innerhalb der EU. Ob und wie du sie prüfst, hängt von deinem Geschäftsmodell ab — die formale Bestätigung erfolgt über das offizielle Verfahren des Bundeszentralamts für Steuern.

Was mache ich mit bestehenden Geschäftskunden, die schon ein normales Konto haben?

Sinnvoll ist eine einmalige Umstellung: Firmenkonten anlegen, bestehende Kontakte als Mitarbeiter zuordnen und die Konditionen an der Firma hinterlegen. Danach läuft die Pflege nur noch an einer Stelle.

Ein freigegebenes Firmenkonto ist der Startpunkt, nicht das Ziel. Daran hängen anschließend Mitarbeiterrollen, individuelle Preise, Einkaufslimits, Angebote und Zahlungsbedingungen. Wie diese Bausteine zusammenspielen und was eine durchgängige Lösung dafür mitbringen muss, findest du in unserer Übersicht zum Shopware B2B Plugin.