Welche B2B-Funktionen braucht ein Shopware-Shop?

Bevor du eine Lösung auswählst, brauchst du eine Liste. Nicht die Funktionsliste eines Anbieters, sondern deine eigene: Welche Prozesse laufen bei dir heute außerhalb des Shops, und welche davon sollen hinein?

Diese Frage wird oft übersprungen. Man schaut sich Funktionsübersichten an, findet alles beeindruckend, entscheidet — und stellt nach drei Monaten fest, dass ausgerechnet der eine Prozess fehlt, an dem die Hälfte des Umsatzes hängt. Dieser Artikel geht den umgekehrten Weg: erst die Anforderungen, dann die Lösung. Am Ende steht eine Checkliste zum Abhaken.

Wenn deine Liste steht, findest du im Shopware B2B Plugin eine zusammenhängende Umsetzung dieser Bereiche. Der Abgleich lohnt sich in dieser Richtung — erst die eigenen Anforderungen, dann die Lösung, nicht umgekehrt.

Welche Funktionen benötigt ein Onlineshop für Geschäftskunden?

Sechs Bereiche decken den Weg eines Firmenkunden vollständig ab: kontrollierte Aufnahme, Unternehmensstruktur, Preise und Konditionen, Sortimentssteuerung, effiziente Bestellwege sowie Zahlung und Risikosteuerung. Nicht jeder Händler braucht alle sechs in voller Tiefe — aber jeder sollte für jeden Bereich bewusst entscheiden, ob er ihn braucht.

Die Reihenfolge ist nicht beliebig

Die Bereiche bauen aufeinander auf. Ohne geprüftes Firmenkonto gibt es nichts, woran Preise hängen könnten. Ohne Mitarbeiterstruktur gibt es keine Freigaben. Ohne saubere Preislogik nützt der schnellste Bestellweg wenig, weil im Warenkorb der falsche Betrag steht. Wer bei Bereich fünf anfängt, baut auf Sand.

Welche Funktionen sind für kleine Händler wichtig?

Für Händler mit einer überschaubaren Zahl an Firmenkunden zählen vor allem drei Dinge: eine saubere Trennung zwischen Privat- und Geschäftskunden, Nettopreise für Gewerbetreibende und die Möglichkeit, vereinbarte Konditionen zu hinterlegen. Mitarbeiterrollen, Abteilungen und Freigabeprozesse sind zunächst zweitrangig.

Die realistische Prioritätenliste

1. Händlerregistrierung mit Prüfung — verhindert, dass Endverbraucher zu Einkaufspreisen bestellen
2. Nettopreisdarstellung für die Gewerbekundengruppe
3. Einfache Konditionsstufen über Kundengruppen
4. Rechnungskauf für ausgewählte Kunden
5. Ein schneller Bestellweg für Wiederbesteller

Das ist wenig — und genau deshalb realistisch. Ein kleiner Händler, der diese fünf Punkte sauber umsetzt, hat mehr erreicht als einer, der ein umfangreiches System einführt und die Hälfte nie konfiguriert.

Was man sich sparen kann

Abteilungen, mehrstufige Genehmigungen und komplexe Sortimentsregeln lohnen sich nicht bei fünfzehn Firmenkunden, die je eine Person zum Bestellen schicken. Diese Funktionen sollten vorhanden, aber nicht zwingend aktiviert sein — Wachstum lässt sich schlecht planen, ein Systemwechsel ist aber teuer.

Welche Funktionen benötigen Großhandel und Industrie?

Hier kommt die volle Struktur zum Tragen: Firmenkonten mit mehreren Bestellern, Abteilungen und Einkaufslimits, individuelle Preislisten je Unternehmen, kundenspezifische Sortimente, Angebotsprozesse sowie Massenerfassung über Schnellbestellung und CSV. Dazu Rechnungskauf mit Kreditlimit und eine belastbare Sicht auf offene Forderungen.

Was in diesen Branchen den Unterschied macht

Der oft unterschätzte Punkt

Nicht die Zahl der Funktionen entscheidet, sondern ihre Verzahnung. Ein Firmenpreis, der in der Schnellbestellung nicht greift, ist in diesen Branchen kein Schönheitsfehler, sondern ein täglicher Fehler bei jeder zweiten Bestellung.

Was ist der Unterschied zwischen Kundenpreisen und Rabatten?

Ein Rabatt rechnet prozentual vom Listenpreis herunter und verändert sich mit ihm. Ein Kundenpreis ist ein fest hinterlegter Betrag, der den Listenpreis ersetzt und stabil bleibt. Für sortimentsweite Konditionen ist der Rabatt praktikabler, für verhandelte Einzelpositionen der Festpreis.

Die Frage, die du beantworten musst

Wurde über einen Prozentsatz oder über eine Zahl verhandelt? Das ist der einzige verlässliche Indikator. Sagt dein Vertrieb „der Kunde hat 15 Prozent", ist es ein Rabatt. Sagt er „der Kunde zahlt 36,50", ist es ein Festpreis — und dann sollte er auch als solcher im System stehen.

Wann werden Mitarbeiterrollen und Freigaben benötigt?

Sobald bei einem Kunden mehr als eine Person bestellt. Ab diesem Punkt entstehen Fragen nach Nachvollziehbarkeit, Berechtigungen und Budgets, die ein einzelnes geteiltes Login nicht beantworten kann. Freigabeprozesse werden relevant, wenn Kunden interne Vorschriften zur Genehmigung von Ausgaben haben — was bei Unternehmen ab einer gewissen Größe der Normalfall ist.

Die Signale aus dem Vertrieb

• „Kann mein Kollege auch einen Zugang bekommen?"
• „Ich darf das nicht allein freigeben."
• „Wer hat das eigentlich bestellt?"
• „Wir brauchen eine Bestellnummer auf der Rechnung."
• „Der Mitarbeiter ist nicht mehr bei uns."

Jede dieser Aussagen ist ein Hinweis darauf, dass Struktur fehlt. Kommen sie regelmäßig, ist die Entscheidung gefallen.

Was zusammengehört

Mitarbeiterverwaltung, Einkaufslimits und Freigabeprozesse sind kein Baukasten, aus dem man sich einzelne Teile nimmt. Limits ohne persönliche Zugänge sind nicht möglich, Freigaben ohne Rollen nicht sinnvoll. Wer eines davon braucht, braucht in der Regel alle drei.

Welche Bestellwege erwarten professionelle Einkäufer?

Vier Wege decken die Praxis ab: die Schnellbestellung für bekannte Artikel, den CSV-Import für große Listen aus einem System, gespeicherte Bestelllisten für wiederkehrende Zusammenstellungen und Bestell-Abos für planbare Wiederbeschaffung. Der klassische Katalogweg bleibt wichtig für die Sortimentsentdeckung, ist aber für die Wiederbestellung ungeeignet.

Der Maßstab ist nicht der Wettbewerb, sondern das Telefon

Ein Bestellweg muss nicht besser sein als der eines anderen Shops. Er muss besser sein als ein Anruf beim Innendienst. Das ist die Messlatte, an der Einkäufer tatsächlich entscheiden — und sie ist niedriger, als man denkt, aber unbarmherzig: Dauert es länger als eine Mail, gewinnt die Mail.

Welche Zahlungs- und Risikofunktionen gehören dazu?

Rechnungskauf mit individuellem Zahlungsziel, SEPA-Lastschrift mit digitalem Mandat, ein firmenbezogenes Kreditlimit für offene Forderungen sowie die Möglichkeit, einen Kunden bei Bedarf zu sperren. Dazu eine Übersicht über offene Posten, damit die Risikoentscheidung auf aktuellen Zahlen beruht.

Das Stufenmodell als Grundgedanke

Was häufig fehlt

Die Sicht auf offene Posten. Viele Shops können Rechnungskauf anbieten, aber nicht anzeigen, wie viel ein Kunde aktuell offen hat. Damit wird jede Kreditentscheidung zu einem Griff in die Buchhaltung — und in der Praxis unterbleibt sie deshalb ganz.

Checkliste für die Anforderungsanalyse

Geh die Liste durch und markiere, was bei dir heute außerhalb des Shops passiert. Was du dreimal ankreuzt, gehört in dein Lastenheft.

Aufnahme und Prüfung - [ ] Registrierung mit Firmendaten und USt-IdNr. - [ ] Upload eines Gewerbenachweises - [ ] Prüfstatus und bewusste Freigabe - [ ] Automatische Zuordnung zur Gewerbekundengruppe

Unternehmensstruktur - [ ] Mehrere Besteller je Firma mit eigenen Logins - [ ] Rollen und Rechte - [ ] Abteilungen oder Standorte - [ ] Deaktivierung ausgeschiedener Mitarbeiter

Preise und Konditionen - [ ] Nettopreisdarstellung - [ ] Konditionsstufen über Kundengruppen - [ ] Feste Preise je Firma - [ ] Mengen- und Warenkorbstaffeln - [ ] Angebotsprozess mit PDF

Sortiment - [ ] Kundenspezifische Sichtbarkeit - [ ] Durchsetzung in Suche und Warenkorb - [ ] Pflege großer Sortimente per Datei

Bestellwege - [ ] Schnellbestellung mit Artikelnummer - [ ] Favoriten und Standardmengen - [ ] CSV-Import - [ ] Gespeicherte Bestelllisten - [ ] Wiederkehrende Bestellungen - [ ] Bestellreferenz und Kostenstelle

Bestellsteuerung - [ ] Einkaufslimits - [ ] Freigabeprozess - [ ] Freigabe ohne Login möglich

Zahlung und Risiko - [ ] Rechnungskauf je Firma steuerbar - [ ] Individuelles Zahlungsziel - [ ] SEPA-Lastschrift mit Mandat - [ ] Kreditlimit für offene Forderungen - [ ] Manuelle Bestellsperre - [ ] Übersicht offener Posten

Häufige Fragen

Womit sollte ich anfangen?

Mit der Aufnahme und den Preisen. Ohne geprüfte Firmenkonten und korrekte Konditionen bringt der beste Bestellweg nichts, weil im Warenkorb der falsche Betrag steht.

Brauche ich wirklich alle Bestellwege?

Nein. Schau dir an, wie deine Kunden heute bestellen. Kommen Bestellungen als Excel-Anhang, brauchst du CSV. Kommen sie telefonisch mit zehn Positionen, brauchst du die Schnellbestellung.

Wie erkenne ich, ob ich Freigabeprozesse brauche?

Frag deine drei größten Firmenkunden, ob ihre Einkäufer eigenständig bestellen dürfen. Die Antwort ist überraschend oft nein.

Was kostet mich das Fehlen dieser Funktionen heute?

Rechne die Stunden im Innendienst, die Fehler bei manuell erfassten Bestellungen und die Aufträge, die gar nicht erst zustande kommen, weil ein Kunde online nicht bestellen kann.

Kann ich schrittweise ausbauen?

Ja, das ist sogar empfehlenswert. Wichtig ist, dass die gewählte Lösung die späteren Bausteine mitbringt — ein Systemwechsel nach zwei Jahren ist teurer als eine von Anfang an ausreichende Lösung.

Wie stark unterscheiden sich die Anforderungen nach Branche?

Die sechs Bereiche gelten überall, die Tiefe variiert. Ein Handwerksgroßhandel braucht Sortimentssteuerung stärker als ein Bürobedarfshändler, dieser dafür stärkere Abo-Funktionen.

Wer sollte an der Anforderungsanalyse beteiligt sein?

Vertrieb und Innendienst, weil sie wissen, welche Fragen Kunden stellen. Die Buchhaltung, weil sie die Zahlungsprozesse kennt. Und wenn möglich zwei, drei Kunden — sie beschreiben ihren Einkaufsprozess präziser als jede Annahme.

Wenn du deine Anforderungen zusammenhast, geht es um die Frage, welche Lösung sie abdeckt und wie gut die Bausteine ineinandergreifen. Einen vollständigen Überblick über eine zusammenhängende Umsetzung findest du auf unserer Seite zum Shopware B2B Plugin.