Shopware Bedarfsplanung: Bestellvorschläge aus Bestand und Zulauf berechnen

Die meisten Nachbestellungen entstehen nicht aus Planung, sondern aus Schreck. Jemand sieht beim Packen, dass nur noch zwei Kartons dastehen, und ruft beim Lieferanten an. Die Ware kommt in acht Tagen — in denen der Artikel ausverkauft ist.

Der umgekehrte Fehler ist genauso teuer: Es wird nachbestellt, obwohl 50 Stück längst unterwegs sind. Beides passiert aus demselben Grund — niemand rechnet Bedarf, Bestand und Zulauf gegeneinander. Dieser Artikel zeigt, wie diese Rechnung aussieht und wie daraus ein Bestellvorschlag wird, den man tatsächlich übernehmen kann.

Die Ertragswerke Warenwirtschaft rechnet dafür mit den Daten, die ohnehin im Shop stehen: Verkäufe, offene Bestellungen, geplanter Zulauf und optional noch nicht ausgelöste Abo-Lieferungen. Bewusst ohne Prognosemodell — dafür überprüfbar, weil du jeden Wert nachvollziehen kannst.

Wie funktioniert Bedarfsplanung in Shopware?

Über eine Gegenüberstellung von erwartetem Bedarf und tatsächlicher Versorgungslage. Der erwartete Bedarf für einen Zeitraum wird dem verfügbaren Bestand und dem freien Zulauf gegenübergestellt. Bleibt eine Lücke, entsteht ein Nachbestellbedarf. Shopware selbst führt diese Rechnung nicht — es kennt weder Zulauf noch eine Bedarfsprojektion.

Die Grundformel

Nachbestellbedarf = erwarteter Bedarf − verfügbarer Bestand − freier Zulauf

Drei Größen, keine davon geheimnisvoll. Genau deshalb funktioniert die Rechnung im Alltag: Wenn ein Vorschlag überrascht, lässt sich in dreißig Sekunden nachvollziehen, welcher der drei Werte dafür verantwortlich ist.

Warum die Zulaufgröße den Unterschied macht

Der Unterschied zwischen beiden Spalten ist gebundenes Kapital. Bei 200 Artikeln summiert sich das schnell zu einem fünfstelligen Betrag, der im Regal steht statt zu arbeiten.

Welche Daten benötigt ein Bestellvorschlag?

Vier Bausteine: die bisherige Verkaufsgeschwindigkeit als Grundlage für den erwarteten Bedarf, den aktuell verfügbaren Bestand, den freien Zulauf mit erwartetem Lieferdatum und die Lieferzeit des Lieferanten. Ohne den letzten Wert lässt sich nicht sagen, ob eine Bestellung heute noch rechtzeitig kommt.

Der Wert, der am häufigsten fehlt

Die Lieferzeit. Sie entscheidet über den Planungshorizont: Bei drei Tagen Lieferzeit genügt der Bedarf der nächsten Woche als Maßstab. Bei sechs Wochen Lieferzeit musst du den Bedarf von anderthalb Monaten decken — und zusätzlich einen Puffer für die Zeit, bis die nächste Bestellung ankommt.

Warum Gebinde in die Rechnung gehören

Ein rechnerischer Bedarf von 37 Stück bei einer Gebindegröße von 24 bedeutet zwei Kartons, also 48 Stück. Ein Vorschlag über 37 ist beim Lieferanten nicht bestellbar und muss von Hand umgerechnet werden — womit der Automatismus seinen Zweck verfehlt.

Wie werden Bestand und geplanter Zulauf berücksichtigt?

Beide werden vom Bedarf abgezogen, aber unterschiedlich behandelt. Der verfügbare Bestand steht sofort zur Verfügung. Der Zulauf steht erst ab seinem erwarteten Lieferdatum zur Verfügung — und nur der freie Teil davon, weil vorbestellte Mengen bereits einem Kunden gehören.

Der zeitliche Aspekt

Ein Zulauf von 50 Stück, der in drei Wochen eintrifft, hilft gegen eine Unterdeckung in fünf Tagen nicht. Deshalb reicht es nicht, den Zulauf als Summe abzuziehen — er muss mit seinem Termin in die Betrachtung. Genau dafür ist eine Tages-Timeline nützlich: Sie zeigt, an welchem Tag die Deckung kippt und ob der erwartete Zulauf rechtzeitig kommt.

Ein durchgerechnetes Beispiel

Der Vorschlag liegt bewusst über dem rechnerischen Bedarf — weil 35 Stück beim Lieferanten nicht bestellbar sind. Diese Rundung solltest du sehen können, sonst wirkt der Vorschlag willkürlich.

Wie lassen sich zukünftige Bestellungen einrechnen?

Über bereits bekannte, aber noch nicht ausgelöste Bedarfe. Das sind vor allem Vorbestellungen mit späterem Liefertermin und — bei aktiver AboCommerce-Integration — wiederkehrende Abo-Lieferungen, für die noch keine Shopware-Bestellung existiert. Beide sind absehbarer Bedarf und gehören in die Planung.

Warum Abos einen Sonderfall darstellen

Eine Abo-Lieferung in drei Wochen ist praktisch sicher — der Kunde hat sie bestellt, sie wird kommen. Trotzdem existiert im Shop noch keine Bestellung, also auch keine Reservierung. Ohne Berücksichtigung sieht die Bestandslage entspannter aus, als sie ist.

Die Warenwirtschaft rechnet solche Lieferungen bei aktiver Integration als zukünftigen Bedarf mit. Sobald die reguläre Shopware-Bestellung entsteht, übernimmt Shopware die Reservierung und der vorgelagerte Bedarf entfällt — sonst würde dieselbe Menge doppelt belasten.

Was ausdrücklich nicht einfließt

Keine externen Marktprognosen, keine KI-Modelle, keine Saisonalitätsalgorithmen. Die Planung rechnet mit realen Shop-, Bestell-, Zulauf- und Abo-Daten. Das ist weniger spektakulär und hat einen praktischen Vorteil: Ein Vorschlag, den du nicht nachvollziehen kannst, wird im Zweifel ignoriert.

Wann muss ein Produkt nachbestellt werden?

Sobald die verfügbare Menge zuzüglich des rechtzeitig eintreffenden Zulaufs den erwarteten Bedarf bis zum Eintreffen der nächsten Lieferung nicht mehr deckt. Der Auslösezeitpunkt hängt damit nicht an einer festen Mindestmenge, sondern am Verhältnis zwischen Verbrauch und Lieferzeit.

Mindestbestand oder Bedarfsrechnung?

Ein fester Mindestbestand ist nicht falsch — er ist nur ein Näherungswert, der bei jeder Nachfrageänderung nachgezogen werden müsste. In der Praxis passiert das nicht, und der Wert steht nach zwei Jahren noch auf der Menge von damals.

Die Unterdeckungsliste als Arbeitsmittel

Praktisch relevant ist weniger die Frage „wann", sondern die Liste: Welche Artikel laufen im gewählten Horizont in eine Unterdeckung? Damit wird aus der Planung eine Arbeitsliste, die man von oben nach unten abarbeitet, statt 3.000 Artikel einzeln zu prüfen.

Kann ein Bestellvorschlag direkt übernommen werden?

Ja. Vorschläge lassen sich in eine Sammelbestellung übernehmen, die anschließend nach Lieferant gruppiert wird. Aus der Planung entsteht damit ohne Zwischenschritt eine versandfertige Bestellung — inklusive Lieferantenartikelnummern und auf Gebinde gerundeter Mengen.

Der Weg von der Liste zur Bestellung

1. Horizont wählen — Bedarf für eine, zwei, vier oder mehr Wochen
2. Unterdeckung prüfen — Liste der Artikel, bei denen die Deckung kippt
3. Vorschläge anpassen — Mengen korrigieren, Positionen streichen
4. Übernehmen — Positionen wandern in die Sammelbestellung
5. Nach Lieferant aufteilen — je Bezugsquelle eine Bestellung
6. Versenden — Excel oder E-Mail nach Vorschau
7. Zulauf entsteht — die Mengen erscheinen als geplanter Zulauf

Der letzte Schritt schließt den Kreis: Ab diesem Moment rechnet die Bedarfsplanung mit der bestellten Menge und schlägt denselben Artikel nicht erneut vor. Wie die Bestellung selbst entsteht, steht im Ratgeber zur Lieferantenverwaltung.

Warum die Anpassung vor der Übernahme wichtig ist

Kein Planungssystem kennt den Kontext vollständig. Ein Artikel wird ausgelistet, eine Aktion steht an, ein Großkunde hat angekündigt. Der Vorschlag ist eine Rechnung, keine Entscheidung — er muss sich in einem Schritt korrigieren lassen, sonst wird er umgangen.

Wie setzt die Ertragswerke Warenwirtschaft die Bedarfsplanung um?

Sie zeigt den Bedarf für verschiedene Wochenhorizonte, stellt den Verlauf als Tages-Timeline dar und listet die Produkte, bei denen eine Unterdeckung entsteht. Gerechnet wird mit verfügbarem Bestand, freiem Zulauf und dem aus den Shop-Daten abgeleiteten Bedarf. Vorschläge lassen sich in die Sammelbestellung übernehmen.

Was die Ansicht liefert

Mit AboCommerce

Ist die Ertragswerke AboCommerce-Lösung aktiv, fließen noch nicht ausgelöste Abo-Lieferungen als zukünftiger Bedarf mit ein. Das ist besonders bei Verbrauchsartikeln relevant, wo Abos einen erheblichen Teil des planbaren Absatzes ausmachen. Sobald die reguläre Bestellung entsteht, übernimmt Shopware die Reservierung — eine doppelte Bestandsbelastung wird damit vermieden.

Wichtig zur Einordnung: Die Abo-Verwaltung selbst ist nicht Teil der Warenwirtschaft. Es handelt sich um das Zusammenspiel zweier Produkte.

Wo die Grenzen liegen

Die Bedarfsplanung rechnet, sie prognostiziert nicht. Externe Marktdaten, Wettbewerbsbeobachtung oder KI-gestützte Absatzprognosen sind nicht Bestandteil des Plugins. Ebenso wenig eine automatische Auslösung von Bestellungen ohne Freigabe — jede Bestellung geht durch die Vorschau.

Kompatibilität

Die Ertragswerke Warenwirtschaft ist mit Shopware 6.6 und 6.7 kompatibel. Die Planung greift auf dieselbe Datenbasis zu wie Shop und Lager, sodass keine Synchronisation nötig ist.

Häufige Fragen

Woher kommt der erwartete Bedarf?

Aus der tatsächlichen Verkaufsentwicklung im Shop. Es handelt sich um eine Fortschreibung realer Daten, nicht um ein Prognosemodell.

Kann ich den Planungshorizont selbst wählen?

Ja. Der Bedarf lässt sich für verschiedene Wochenhorizonte betrachten — sinnvoll ist eine Orientierung an der Lieferzeit des jeweiligen Lieferanten.

Berücksichtigt die Planung Saisonartikel?

Nur über die tatsächliche Verkaufsentwicklung. Eine automatische Saisonalitätserkennung gibt es nicht — bei stark saisonalen Sortimenten bleibt die manuelle Korrektur des Vorschlags nötig.

Was passiert mit Artikeln ohne Verkaufshistorie?

Neue Artikel haben keine Basis für eine Bedarfsrechnung. Hier bleibt die Ersteinschätzung deine Entscheidung.

Wird automatisch bestellt?

Nein. Vorschläge werden übernommen, geprüft und über die Vorschau versendet. Eine automatische Auslösung ohne Kontrollschritt ist nicht vorgesehen.

Kann ich Vorschläge dauerhaft ausblenden?

Positionen lassen sich vor der Übernahme streichen. Für Artikel, die grundsätzlich nicht nachbestellt werden, ist die Auslistung der sauberere Weg.

Wie werden Vorbestellungen behandelt?

Sie mindern den freien Zulauf, weil die Ware bereits vergeben ist. Details bei Vorbestellungen aus geplantem Zulauf.

Bedarfsplanung ist die Klammer zwischen Warenbestand, Lieferantenverwaltung und Wareneingang. Wie diese Prozesse in einem System zusammenlaufen, zeigt die Shopware Warenwirtschaft.