Shopware Vorbestellung: Produkte aus geplantem Zulauf verkaufen

Der Artikel ist ausverkauft, die nächste Lieferung kommt in neun Tagen, und der Kunde steht auf der Produktseite. Zwei Möglichkeiten: Er sieht „nicht verfügbar" und kauft beim Wettbewerber. Oder er kann bestellen und wartet neun Tage.

Die zweite Variante ist offensichtlich besser — solange sie gedeckelt ist. Ein Shop, der ausverkaufte Artikel unbegrenzt bestellbar macht, verkauft dieselben 50 Stück an 80 Kunden und hat danach 30 Beschwerden. Dieser Artikel zeigt, wie Vorbestellungen gegen einen konkreten erwarteten Zugang funktionieren und wo die Grenze verläuft.

Die Ertragswerke Warenwirtschaft macht nicht einfach jedes Produkt kaufbar. Bestellbar ist genau die Menge, die durch vorhandenen Bestand und freien Zulauf gedeckt ist — und jede Vorbestellung reduziert diesen freien Zulauf. Genau das unterscheidet einen kontrollierten Vorverkauf von einem Versprechen ins Blaue.

Wie lassen sich Vorbestellungen in Shopware ermöglichen?

Indem der erwartete Zulauf als Bestandsgröße mitgeführt und für den Verkauf freigegeben wird. Der Kunde bestellt dann nicht aus dem Regal, sondern aus einer konkreten Lieferung, die bereits beim Lieferanten ausgelöst ist. Voraussetzung ist, dass diese Lieferung mit Menge und erwartetem Lieferdatum im System steht.

Was Shopware im Standard bietet

Shopware kennt die Einstellung, Verkäufe über den Bestand hinaus zuzulassen. Das ist technisch eine Vorbestellung, aber ohne jede Deckelung: Ist die Option aktiv, kann der Artikel unbegrenzt bestellt werden — unabhängig davon, ob und wann Nachschub kommt.

Warum die Deckelung der eigentliche Punkt ist

Ohne Obergrenze ist eine Vorbestellung ein Versprechen ohne Grundlage. Der Schaden entsteht nicht am Bestellabend, sondern zehn Tage später — wenn 30 Kunden eine Absage bekommen, die vorher bezahlt haben. Die Deckelung kostet dich ein paar Bestellungen und erspart dir die Absagen.

Was ist geplanter Zulauf?

Geplanter Zulauf ist Ware, die verbindlich beim Lieferanten bestellt, aber noch nicht eingetroffen ist — erfasst mit Menge und erwartetem Lieferdatum. Sie zählt nicht zum Bestand, weil sie nicht im Lager liegt, bildet aber die Grundlage für jede Vorbestellung und jede Lieferzusage in die Zukunft.

Was dazugehört und was nicht

Warum das Lieferdatum unverzichtbar ist

Ein Zulauf ohne Termin lässt sich nicht in eine Aussage übersetzen. „Kommt irgendwann" hilft weder dem Kunden noch der Bedarfsplanung. Erst mit Datum wird aus dem Zulauf eine Zusage: lieferbar ab dem 14. — und darauf lässt sich eine Bestellung aufbauen.

Wie geplanter Zulauf im Verhältnis zu den übrigen Bestandswerten steht, erklärt der Ratgeber zum Warenbestand.

Wann darf ein Produkt trotz Bestand null bestellt werden?

Wenn ein freier Zulauf existiert, der die gewünschte Menge deckt. Der physische Bestand kann bei null liegen — solange 50 Stück unterwegs und davon 30 noch nicht vergeben sind, lassen sich 30 Stück verkaufen. Bei 31 ist Schluss, weil dafür keine Ware zugesagt ist.

Die Rechnung im Warenkorb

Bestellbare Menge = verfügbarer Bestand + freier Zulauf

Die letzte Zeile ist wichtig: Ohne erfassten Zulauf gibt es keine Vorbestellung. Das System erfindet keine Ware — es verkauft nur, was zugesagt ist.

Was der Kunde sehen sollte

Eine Vorbestellung ist nur dann fair, wenn sie als solche erkennbar ist. Dazu gehören der voraussichtliche Liefertermin, ein klarer Hinweis, dass die Ware noch nicht im Lager liegt, und die tatsächlich bestellbare Menge. Wer das verschweigt, tauscht eine Absage gegen eine Beschwerde.

Wie wird eine Überbuchung des Zulaufs verhindert?

Jede Vorbestellung reduziert den freien Zulauf um die bestellte Menge. Sind 50 Stück unterwegs und 20 bereits vorbestellt, stehen nur noch 30 zum Verkauf. Die Prüfung erfolgt dabei nicht nur bei der Anzeige, sondern auch beim Bestellabschluss — sonst gewinnt bei zwei gleichzeitigen Bestellungen die Zeit.

Der Ablauf bei mehreren Bestellungen

Kunde C bekommt fünf angeboten statt zehn. Das ist unbefriedigend, aber ehrlich — und deutlich besser als zehn zu verkaufen und später fünf abzusagen.

Warum die Prüfung im Warenkorb liegen muss

Eine Mengenbegrenzung, die nur die Produktseite kennt, lässt sich umgehen: Warenkorb offen lassen, Menge erhöhen, bestellen. Die verkäufliche Menge gehört deshalb als Obergrenze in den Warenkorb und wird beim Abschluss erneut geprüft.

Was bedeutet freier und bereits gebundener Zulauf?

Der geplante Zulauf teilt sich in zwei Teile: den bereits durch Vorbestellungen gebundenen und den noch freien. Nur der freie Teil ist verkäuflich. Diese Unterscheidung verhindert, dass dieselbe erwartete Lieferung mehrfach verkauft wird.

Ein Beispiel über den Zeitverlauf

In der letzten Zeile ist die Lieferung eingetroffen: Der Zulauf ist aufgebraucht, die Ware liegt physisch im Lager und die 50 gebundenen Stück sind jetzt reservierter Bestand für die wartenden Kunden.

Die Verbindung zur Reservierung

Sobald aus einer Vorbestellung eine offene Bestellung wird, taucht die Menge im reservierten Bestand auf. Ob eine Bestellung aus vorhandenem Bestand oder aus einem erwarteten Zulauf gedeckt ist, sollte dabei erkennbar bleiben — das ist der Unterschied zwischen „geht morgen raus" und „geht raus, sobald die Lieferung da ist". Mehr dazu im Ratgeber zum reservierten Bestand.

Was geschieht beim späteren Wareneingang?

Die gelieferte Ware wandert in den physischen Bestand, und der geplante Zulauf wird um dieselbe Menge reduziert. Die vorbestellten Mengen bleiben als Reservierung bestehen und können jetzt versandt werden. Die Ware zählt damit genau einmal — erst als Zulauf, danach als Bestand.

Der Übergang im Detail

Die sechs verbliebenen Stück sind jetzt regulär am Lager verkäuflich — sie waren vorher freier Zulauf und sind es nicht mehr, weil die Ware angekommen ist.

Der häufigste Fehler

Wird der Wareneingang gebucht, ohne den Zulauf zu reduzieren, steht die Lieferung doppelt im System: 50 Stück physisch und weiterhin 50 Stück unterwegs. Der Shop verkauft daraufhin sechs weitere Stück aus einem Zulauf, der längst geliefert ist. Wie diese Verrechnung abläuft, steht im Ratgeber zum Wareneingang.

Teillieferungen

Kommen von 50 erwarteten Stück nur 30, werden 30 gebucht und 20 bleiben als Zulauf stehen. Die Vorbestellungen werden in der Reihenfolge bedient, in der sie eingegangen sind — die übrigen Kunden warten auf die Restlieferung.

Wie setzt die Ertragswerke Warenwirtschaft Vorbestellungen um?

Sie führt den geplanten Zulauf mit Menge und erwartetem Lieferdatum, trennt gebundenen von freiem Zulauf und begrenzt die bestellbare Menge auf die Summe aus verfügbarem Bestand und freiem Zulauf. Beim Wareneingang wird die gelieferte Menge in den physischen Bestand gebucht und der Zulauf entsprechend reduziert.

Was daraus im Shop entsteht

Verfügbarkeit nach Wunschtermin

Der Gedanke lässt sich weiterführen: Statt nur zu fragen, ob ein Artikel heute lieferbar ist, lässt sich die verkäufliche Menge zu einem gewünschten Lieferdatum berechnen. Wer in zwei Wochen beliefert werden will, kann auch Ware bestellen, die erst nächste Woche eintrifft. Wie das funktioniert, zeigt der Ratgeber zur Verfügbarkeit nach Lieferdatum.

Was das nicht ist

Es geht um bereits erwartete Ware mit Liefertermin — nicht um Produktvorverkäufe ohne Bezugsquelle, nicht um Crowdfunding-Modelle und nicht um Artikel, die erst noch produziert werden. Ohne konkreten, erfassten Zulauf gibt es keine vorbestellbare Menge.

Kompatibilität

Die Ertragswerke Warenwirtschaft ist mit Shopware 6.6 und 6.7 kompatibel. Vorbestellungen sind reguläre Shopware-Bestellungen und durchlaufen die gewohnten Prozesse für Zahlung, Versand und Dokumente.

Häufige Fragen

Kann ich Vorbestellungen für einzelne Artikel aktivieren?

Die entscheidende Größe ist der erfasste Zulauf. Ohne erwartete Lieferung gibt es keine vorbestellbare Menge — unabhängig von der Einstellung am Artikel.

Was sieht der Kunde auf der Produktseite?

Die bestellbare Menge und, sofern gepflegt, den voraussichtlichen Liefertermin. Dass es sich um eine Vorbestellung handelt, sollte klar erkennbar sein.

Was passiert, wenn der Lieferant später liefert als angekündigt?

Der Zulauftermin wird angepasst. Die Vorbestellungen bleiben bestehen — eine aktive Information der betroffenen Kunden ist in diesem Fall der bessere Weg als abzuwarten.

Kann ein Kunde Bestand und Zulauf in einer Bestellung mischen?

Ja. Fünf Stück vom Lager und zehn aus dem Zulauf ergeben eine Bestellung, die je nach Versandeinstellung als Teillieferung oder komplett nach Eintreffen rausgeht.

Was passiert bei einer Stornierung einer Vorbestellung?

Die gebundene Zulaufmenge wird wieder frei und steht anderen Kunden zur Verfügung.

Wird der Zulauf für Varianten getrennt geführt?

Ja. Jede Variante hat eigenen Bestand und eigenen Zulauf.

Was, wenn die Lieferung komplett ausfällt?

Dann steht kein Zulauf mehr zur Verfügung und die betroffenen Vorbestellungen sind nicht gedeckt. Der Zulauf sollte in diesem Fall zeitnah korrigiert werden, damit keine weiteren Bestellungen darauf entstehen.

Vorbestellungen funktionieren nur mit sauber erfasstem Zulauf — der wiederum aus der Lieferantenbestellung entsteht und im Wareneingang wieder aufgelöst wird. Wie dieser Kreislauf zusammenläuft, zeigt die Shopware Warenwirtschaft.