Shopware Lieferantenverwaltung: Artikel, Preise und Bestellungen zuordnen

Dein Artikel heißt SW-10023. Beim Lieferanten heißt derselbe Artikel 4711-A, kommt im Zwölferkarton und kostet 78,00 € pro Gebinde. Diese drei Informationen stehen bei den meisten Händlern nirgends im System — sie stehen in einer Excel-Datei und im Kopf der Person, die seit Jahren den Einkauf macht.

Solange das so bleibt, ist jede Bestellung Handarbeit: Artikelnummern übersetzen, Gebinde umrechnen, Formular des Lieferanten befüllen, Mail schreiben. Und wenn diese eine Person im Urlaub ist, bestellt niemand. Dieser Artikel zeigt, welche Lieferantendaten ins System gehören und wie daraus eine Bestellung wird, die nicht abgetippt werden muss.

Die Ertragswerke Warenwirtschaft führt Lieferanten mit eigenen Stammdaten, Artikelnummern und Gebindegrößen und erzeugt daraus Bestellungen als Excel-Datei oder direkt per E-Mail. Das eigentliche Detail dabei: Das Bestellformular des Lieferanten lässt sich dauerhaft hinterlegen und automatisch befüllen.

Wie lassen sich Lieferanten in Shopware verwalten?

Über eigene Lieferantenstammdaten, die mehr enthalten als Name und Adresse: Kundennummer bei diesem Lieferanten, E-Mail-Adresse für Bestellungen, die zugeordneten Artikel mit den Nummern des Lieferanten, Einkaufspreise und Gebindegrößen. Shopware selbst kennt den Hersteller eines Produkts — den Lieferanten, bei dem du es einkaufst, kennt es nicht.

Hersteller ist nicht Lieferant

Ein häufiger Kurzschluss in selbstgebauten Lösungen: das Herstellerfeld als Lieferantenfeld zu missbrauchen. Das geht so lange gut, bis du denselben Artikel bei zwei Großhändlern beziehst oder ein Lieferant Ware von zwanzig Herstellern führt.

Was in die Stammdaten gehört

• Firmenname und Ansprechpartner
• Bestell-E-Mail-Adresse
• deine Kundennummer bei diesem Lieferanten
• Standardlieferzeit für die Zulaufplanung
• Mindestbestellwert oder Mindestmengen, sofern vereinbart
• das Bestellformular des Lieferanten als Vorlage

Die Kundennummer wirkt nebensächlich und ist es nicht — sie gehört auf jede Bestellung, sonst ordnet die Gegenseite den Eingang nicht zu und ruft an.

Wie werden Produkte einem Lieferanten zugeordnet?

Über eine Verknüpfung zwischen Artikel und Lieferant, die zusätzlich die lieferantenspezifischen Daten trägt: dessen Artikelnummer, den Einkaufspreis und die Gebindegröße. Damit weiß das System nicht nur, wo ein Artikel herkommt, sondern auch, wie er dort bestellt wird und was er kostet.

Warum die Zuordnung die Grundlage für alles Weitere ist

Ohne die Zuordnung ist eine Sammelbestellung nicht möglich — das System weiß nicht, welche der 200 unterdeckten Artikel beim selben Lieferanten liegen.

Mehrere Bezugsquellen

Wird ein Artikel bei zwei Lieferanten eingekauft, hängt an ihm zweimal dieselbe Information mit unterschiedlichen Werten: zwei Artikelnummern, zwei Preise, zwei Gebindegrößen. Für die Bestellung entscheidest du, welche Quelle du nutzt — für die Belegerkennung beim Wareneingang funktionieren beide.

Können Lieferanten eigene Artikelnummern verwenden?

Ja, und das ist der praktisch wichtigste Teil der Lieferantenverwaltung. Die Lieferantenartikelnummer wird an der Zuordnung hinterlegt und in beide Richtungen genutzt: Auf der Bestellung erscheint die Nummer, die der Lieferant lesen kann, und beim Wareneingang lassen sich seine Belegpositionen darüber deinen Artikeln zuordnen.

Die Übersetzungsleistung

Diese Tabelle steht bei den meisten Händlern in Excel. Liegt sie im System, verschwindet die häufigste Fehlerquelle im Einkauf: die manuelle Übersetzung zwischen zwei Nummernkreisen.

Der Effekt beim Wareneingang

Kommt ein Beleg mit den Nummern des Lieferanten, findet die Belegerkennung die Positionen ohne Zutun. Ohne die hinterlegte Nummer bleibt nur die EAN — die bei Eigenmarken oft fehlt — oder die manuelle Zuordnung Zeile für Zeile.

Wie werden Einkaufspreise und Gebindegrößen hinterlegt?

Als Werte an der Lieferantenzuordnung: der Einkaufspreis netto und die Anzahl Verkaufseinheiten je Gebinde. Aus beidem ergibt sich der Stück-Einkaufspreis, der in Margenrechnung und Lagerbewertung einfließt. Bei Bestellungen wird die benötigte Menge auf ganze Gebinde gerundet.

Die Rechnung dahinter

Ein Karton kostet 78,00 € netto und enthält 24 Flaschen. Der Stück-EK liegt bei 3,25 €. Bei einem Verkaufspreis von 5,90 € brutto und 19 Prozent Umsatzsteuer entspricht das 4,96 € netto — die Marge beträgt 1,71 € oder rund 34 Prozent.

Diese Kette funktioniert nur, wenn die Gebindegröße stimmt. Steht dort versehentlich eine 1, rechnet das System mit 78,00 € Stück-EK und meldet für jeden Verkauf einen massiven Verlust.

Wo die Werte überall wirken

Wie sich Einkaufspreise für viele Artikel gleichzeitig pflegen lassen und wie eine Margenwarnung funktioniert, steht im Ratgeber zu Einkaufspreisen und Marge.

Kann das Bestellformular eines Lieferanten gespeichert werden?

Ja. Viele Lieferanten arbeiten mit einem eigenen Excel-Bestellformular, das sie ausgefüllt zurückerwarten. Dieses Formular lässt sich dauerhaft beim Lieferanten hinterlegen und mit den Bestellpositionen automatisch befüllen — der Einkauf überträgt seine Bedarfe also nicht bei jeder Bestellung von Hand in eine fremde Vorlage.

Warum das im Alltag so viel spart

Der Ablauf ohne hinterlegte Vorlage sieht typischerweise so aus: Bedarf im System ermitteln, Liste exportieren, Formular des Lieferanten öffnen, Positionen übertragen, Lieferantennummern nachschlagen, Gebinde umrechnen, speichern, Mail schreiben, anhängen, senden. Acht Schritte, von denen sechs reine Übertragung sind — und jeder davon eine Gelegenheit für einen Zahlendreher.

Was das Formular automatisch bekommt

• die Lieferantenartikelnummern statt deiner SKU
• die Bestellmenge in Gebinden statt in Einzelstücken
• deine Kundennummer beim Lieferanten
• Artikelbezeichnung und Einkaufspreis zur Kontrolle

Wie wird eine Lieferantenbestellung erstellt und versendet?

Entweder als Excel-Datei zum Herunterladen oder direkt per E-Mail. Vor dem Versand öffnet sich eine Vorschau mit editierbarem Empfänger, Betreff, Anschreiben, Positionsliste und Anhang. Der Anhang lässt sich zuerst herunterladen und kontrollieren, bevor die Mail rausgeht.

Warum die Vorschau nicht optional ist

Eine Bestellung ist verbindlich. Ein System, das auf Knopfdruck ohne Kontrollschritt versendet, produziert früher oder später eine Bestellung über 2.400 statt 240 Stück — und die steht dann beim Lieferanten im Auftragsbuch. Der Zwischenschritt kostet zwanzig Sekunden und verhindert genau das.

Was in der Vorschau anpassbar sein sollte

Was nach dem Versand passiert

Die bestellten Mengen werden als geplanter Zulauf erfasst — idealerweise mit erwartetem Lieferdatum aus der hinterlegten Lieferzeit. Ab diesem Moment weiß der Shop, dass Ware unterwegs ist: Die Bedarfsplanung schlägt denselben Artikel nicht erneut vor, und Vorbestellungen können gegen den freien Zulauf verkauft werden.

Wie setzt die Ertragswerke Warenwirtschaft Lieferantenbestellungen um?

Jeder Lieferant erhält eigene Stammdaten mit Kundennummer und E-Mail-Adresse, zugeordnete Artikel mit Lieferantenartikelnummern, Einkaufspreisen und Gebindegrößen sowie optional eine gespeicherte Bestellvorlage. Bestellungen entstehen als Excel-Export oder gehen nach einer editierbaren Vorschau direkt per E-Mail raus.

Der Weg von der Unterdeckung zur Bestellung

1. Bedarf ermitteln — die Bedarfsplanung zeigt unterdeckte Artikel
2. Vorschläge übernehmen — Positionen wandern in eine Sammelbestellung
3. Nach Lieferant gruppieren — jede Bestellung geht an eine Quelle
4. Gebinde runden — der Bedarf wird auf bestellbare Einheiten gebracht
5. Formular befüllen — die hinterlegte Vorlage wird automatisch ausgefüllt
6. Vorschau prüfen — Empfänger, Betreff, Anschreiben, Positionen, Anhang
7. Versenden — per E-Mail oder als Download
8. Zulauf erfassen — die Mengen erscheinen als geplanter Zulauf

Was danach am Wareneingang zusammenläuft

Trifft die Lieferung ein, greift die Belegerkennung auf dieselben Stammdaten zu: Die Lieferantenartikelnummern ordnen die Positionen zu, die Gebindegröße rechnet Kartons in Verkaufseinheiten um, und der Beleg-EK wird gegen den hinterlegten Preis geprüft. Der erfasste Zulauf wird entsprechend reduziert. Der Ablauf im Detail steht im Ratgeber zum Wareneingang.

Wo die Grenzen liegen

Die Warenwirtschaft bildet Lieferantenstammdaten, Artikelmapping und operative Bestellungen ab. Sie ist keine vollständige Einkaufs- oder Vertragsverwaltung: Rahmenverträge, Konditionsstaffeln über Jahresmengen, Lieferantenbewertung oder ein Freigabeworkflow für Bestellungen gehören nicht zum Funktionsumfang.

Kompatibilität

Die Ertragswerke Warenwirtschaft ist mit Shopware 6.6 und 6.7 kompatibel. Lieferantendaten liegen in derselben Datenbank wie Produkte und Bestellungen, sodass keine Synchronisation nötig ist.

Häufige Fragen

Kann ein Artikel mehrere Lieferanten haben?

Ja. An jedem Artikel können mehrere Bezugsquellen mit eigener Artikelnummer, eigenem Einkaufspreis und eigener Gebindegröße hängen.

Muss ich alle Lieferantenartikelnummern von Hand pflegen?

Für den vollen Nutzen ja — das ist der einmalige Aufwand. Über die Massenbearbeitung von Lieferant, EK, VK und Steuersatz lässt sich der Großteil in Blöcken erledigen.

Wird die Bestellung als Beleg archiviert?

Die erzeugte Datei kann heruntergeladen und abgelegt werden. Der bestellte Zulauf bleibt im System sichtbar, bis er durch einen Wareneingang verrechnet wird.

Kann ich eine Bestellung nachträglich ändern?

Vor dem Versand in der Vorschau. Danach ist es eine Absprache mit dem Lieferanten — der erfasste Zulauf lässt sich entsprechend korrigieren.

Werden Mindestbestellwerte berücksichtigt?

Sie lassen sich am Lieferanten hinterlegen und dienen als Orientierung beim Zusammenstellen einer Sammelbestellung.

Gibt es einen Freigabeprozess für Bestellungen?

Nein. Ein mehrstufiger Genehmigungsworkflow für den Einkauf ist nicht Bestandteil der aktuellen Version.

Was passiert bei einer Teillieferung?

Die gelieferte Menge wird gebucht, der Rest bleibt als geplanter Zulauf stehen. Das ist der Normalfall und funktioniert ohne Zusatzschritt.

Lieferantendaten sind der Punkt, an dem Einkauf, Wareneingang und Bewertung zusammenlaufen. Wie sie mit Bedarfsplanung, Wareneingang und Warenbestand ein geschlossenes System ergeben, zeigt die Shopware Warenwirtschaft.