Shopware Wareneingang buchen: Excel, CSV und PDF importieren
Die Palette steht im Lager, der Lieferschein liegt daneben, und jetzt beginnt der Teil, den niemand mag: 140 Positionen abtippen. Artikelnummer suchen, Menge eintragen, weiter. Nach zwei Stunden ist der Bestand aktuell — und niemand hat gemerkt, dass der Lieferant bei sechs Artikeln den Einkaufspreis erhöht hat.
Dabei liegen die Daten längst digital vor. Fast jeder Lieferant schickt eine Rechnung oder einen Lieferschein als Excel, CSV oder PDF. Dieser Artikel zeigt, wie sich daraus eine Wareneingangsbuchung machen lässt, wie Artikel zuverlässig zugeordnet werden, wie Preisabweichungen auffallen und was mit einem bereits erfassten Zulauf passiert.
Die Ertragswerke Warenwirtschaft liest diese Belege in den Formaten XLSX, XLS, CSV und PDF ein und macht daraus eine prüfbare Buchung. Das spart nicht nur Tipparbeit — es ist auch der Moment, in dem eine stille Einkaufspreiserhöhung sichtbar wird, bevor sie deine Marge frisst.
Wie wird ein Wareneingang in Shopware gebucht?
Im Standard gar nicht — Shopware kennt keinen Wareneingangsprozess, sondern nur den Bestand im Produktstamm. Eine Lieferung wird dort schlicht als höhere Zahl eingetragen. Eine echte Wareneingangsbuchung erfasst dagegen den Beleg, ordnet die Positionen den Artikeln zu, prüft Menge und Preis und dokumentiert die Buchung nachvollziehbar.
Der Unterschied zwischen Zahl erhöhen und Wareneingang buchen
| Bestand manuell erhöhen | Wareneingang buchen | |
|---|---|---|
| Grundlage | Gedächtnis oder Zettel | Lieferantenbeleg |
| Einkaufspreis | Bleibt unverändert | Wird geprüft und aktualisiert |
| Nachvollziehbarkeit | Keine | Protokoll mit Datum, Menge, Preis |
| Zulaufverrechnung | Findet nicht statt | Erwarteter Zulauf wird reduziert |
| Rechnungsprüfung | Getrennter Vorgang | Teil der Buchung |
| Chargen und MHD | Nicht erfassbar | Beim Eingang erfassbar |
Warum der Wareneingang der wichtigste Moment ist
Er ist die einzige Stelle, an der alle relevanten Informationen gleichzeitig vorliegen: was geliefert wurde, in welcher Menge, zu welchem Preis, von wem und mit welcher Haltbarkeit. Wird hier nur eine Zahl erhöht, sind diese Informationen für immer verloren — Lagerwert, Margenkontrolle und Chargenrückverfolgung bauen alle auf diesem Moment auf.
Kann ein Lieferantenbeleg automatisch eingelesen werden?
Ja. Belege in den Formaten XLSX, XLS, CSV und PDF lassen sich hochladen und auswerten. Da jeder Lieferant seine Belege anders aufbaut, ist die Spaltenzuordnung konfigurierbar und bleibt beim jeweiligen Lieferanten hinterlegt. Beim nächsten Beleg desselben Lieferanten greift die Konfiguration automatisch.
Warum die Konfiguration pro Lieferant sinnvoll ist
Lieferant A liefert eine Excel-Datei mit Artikelnummer in Spalte B und Menge in Spalte E. Lieferant B setzt die EAN in Spalte A und die Menge in Spalte C. Eine feste Importvorlage funktioniert für einen von beiden. Wird die Zuordnung dagegen am Lieferanten gespeichert, ist die Einrichtung einmalig — danach läuft jeder weitere Beleg dieses Lieferanten ohne Nachfragen durch.
Was du realistisch erwarten kannst
Bei strukturierten Formaten wie XLSX und CSV ist die Erkennung zuverlässig, weil die Daten in Zellen stehen. Bei PDF hängt die Qualität vom Aufbau des Dokuments ab — eine sauber gesetzte Rechnung mit Tabellenstruktur ist deutlich besser auswertbar als ein eingescanntes Blatt. Prüfe das Ergebnis deshalb immer vor dem Buchen; genau dafür gibt es den Zwischenschritt.
Wie werden Artikelnummer, EAN und Hersteller-Produktnummer zugeordnet?
Über drei Kennzeichen, die sich einzeln oder kombiniert nutzen lassen: die eigene Artikelnummer, die EAN beziehungsweise GTIN und die Hersteller-Produktnummer. Findet das System keinen eindeutigen Treffer, wird die Position zur manuellen Zuordnung ausgewiesen statt stillschweigend übersprungen.
Welches Kennzeichen wann greift
| Kennzeichen | Passt, wenn | Grenze |
|---|---|---|
| Eigene Artikelnummer | Der Lieferant deine SKU führt | Selten der Fall |
| EAN / GTIN | Der Artikel eine Handelsnummer hat | Fehlt bei Eigenmarken |
| Hersteller-Produktnummer | Du Markenware weiterverkaufst | Uneinheitliche Schreibweisen |
| Lieferantenartikelnummer | Am Lieferanten hinterlegt | Muss einmal gepflegt werden |
Die vierte Zeile ist der eigentliche Hebel. Sobald du die Nummern deiner Lieferanten einmal an den Artikeln hinterlegt hast, findet jeder künftige Beleg dieses Lieferanten seine Positionen ohne Rätselraten. Wie das gepflegt wird, steht im Ratgeber zur Lieferantenverwaltung.
Was mit unbekannten Positionen passiert
Sie werden gemeldet, mit Zeilennummer und dem Wert aus dem Beleg. Der häufigste Grund ist ein neuer Artikel, der noch nicht angelegt ist — der zweithäufigste eine abweichende Schreibweise. Beides klärst du in dem Moment, in dem die Ware vor dir steht, und nicht sechs Wochen später bei einer Bestandsdifferenz.
Wie erkennt das System geänderte Einkaufspreise?
Durch den Vergleich zwischen dem Einkaufspreis auf dem Beleg und dem im Shop gespeicherten. Weichen sie ab, wird die Position hervorgehoben. Damit fällt eine Preiserhöhung im Moment der Lieferung auf — und nicht erst dann, wenn am Quartalsende die Marge nicht mehr stimmt.
Der stille Margenverlust
Lieferanten erhöhen Preise selten mit Ankündigung. Die neue Rechnung ist einfach zwei Prozent höher. Wer den Beleg nur als Mengenzettel behandelt, verkauft danach monatelang zum alten Verkaufspreis mit geschrumpfter Marge. Bei drei Prozent Erhöhung auf einen Artikel mit 22 Prozent Marge ist das ein Siebtel des Deckungsbeitrags — pro verkauftem Stück.
Was du bei einer Abweichung entscheiden kannst
- EK übernehmen — der neue Preis wird gespeichert und fließt in Marge und Lagerwert
- EK behalten — bei einmaligen Sonderkonditionen oder Rechnungsfehlern
- Nachfragen — Abweichung als Anlass für ein Gespräch mit dem Lieferanten
Wichtig ist nur, dass die Entscheidung bewusst fällt. Wie sich Einkaufspreis, Verkaufspreis und Marge anschließend im Backend überwachen lassen, zeigt der Ratgeber zu Einkaufspreisen und Marge.
Wie wird eine Lieferantenrechnung kontrolliert?
Über einen Abgleich der Summen: Der aus den erfassten Positionen berechnete Warenwert wird mit dem eingegebenen Nettorechnungsbetrag verglichen. Stimmen beide überein, ist die Rechnung positionsseitig plausibel. Weichen sie ab, liegt ein Fehler in Menge, Preis oder einer nicht erfassten Position vor.
Die typischen Ursachen einer Differenz
| Differenz | Wahrscheinliche Ursache |
|---|---|
| Kleiner Betrag | Rundung oder Rabattposition |
| Genau ein Positionsbetrag | Eine Zeile wurde nicht erkannt |
| Deutlich höher als erwartet | Fracht- oder Nebenkosten auf der Rechnung |
| Deutlich niedriger | Teillieferung, Rest folgt |
| Krummer Wert | Gebindeumrechnung stimmt nicht |
Warum das mehr ist als Buchhaltung
Eine unbemerkt falsche Rechnung wirkt doppelt: Du zahlst zu viel, und der falsche Einkaufspreis landet in deinem Lagerwert und in jeder Margenrechnung. Der Summenabgleich beim Wareneingang ist deshalb keine kaufmännische Formalie, sondern der Punkt, an dem sich beide Fehler gleichzeitig verhindern lassen.
Wie werden Gebinde in Verkaufseinheiten umgerechnet?
Über eine hinterlegte Gebindegröße je Lieferantenartikel. Der Beleg weist 12 Kartons aus, im Karton sind 24 Flaschen — gebucht werden 288 Verkaufseinheiten. Ohne diese Umrechnung landen 12 Stück im Bestand, und der Shop meldet nach dem dritten Verkauf ausverkauft, obwohl das Regal voll ist.
Wo Gebinde überall wirken
- beim Wareneingang: aus Kartons werden Einzelstücke
- bei der Lieferantenbestellung: der Bedarf wird auf ganze Gebinde aufgerundet
- beim Einkaufspreis: Gebindepreis geteilt durch Inhalt ergibt den Stück-EK
- in der Bedarfsplanung: Bestellvorschläge in bestellbaren Einheiten
Der Preis pro Einheit ist der eigentliche Gewinn
Ein Karton kostet 78,00 € und enthält 24 Flaschen. Der Stück-EK beträgt 3,25 €. Diese Zahl brauchst du für jede Margenrechnung und jede Lagerbewertung — und niemand rechnet sie zuverlässig im Kopf, wenn drei Lieferanten unterschiedliche Gebindegrößen für denselben Artikel führen.
Was geschieht mit einem bereits geplanten Zulauf?
Er wird reduziert. Wurde die Lieferung vorab als geplanter Zulauf erfasst, verrechnet die Buchung die eingegangene Menge damit. Aus 50 Stück erwarteter Zulauf und 50 Stück Eingang werden 50 Stück physischer Bestand und null Zulauf — die Ware zählt genau einmal.
Warum das der kritischste Schritt ist
Ohne diese Verrechnung steht die Lieferung doppelt im System: physisch im Regal und weiterhin als unterwegs. Die Folgen ziehen sich durch alles Weitere:
| Betroffener Bereich | Auswirkung der Doppelzählung |
|---|---|
| Bedarfsplanung | Rechnet mit Ware, die es nicht gibt |
| Vorbestellungen | Verkauft freien Zulauf, der bereits geliefert ist |
| Verfügbarkeit nach Termin | Sagt Liefertermine zu, die nicht haltbar sind |
| Lagerwert | Bleibt korrekt, aber die Planung darüber nicht |
Der Teillieferungsfall
Kommen von 50 erwarteten Stück nur 30, werden 30 gebucht und 20 bleiben als Zulauf stehen. Das ist der Normalfall im Handel und muss ohne Umweg funktionieren — sonst wird der Restzulauf entweder vergessen oder von Hand nachgepflegt. Wie geplanter und freier Zulauf zusammenspielen, vertieft der Ratgeber zur Vorbestellung aus geplantem Zulauf.
Wie setzt die Ertragswerke Warenwirtschaft den Wareneingang um?
Sie liest Lieferantenbelege in XLSX, XLS, CSV und PDF ein, ordnet die Positionen über Artikelnummer, EAN/GTIN oder Hersteller-Produktnummer zu, vergleicht den Beleg-EK mit dem Shop-EK, prüft den berechneten Warenwert gegen den Nettorechnungsbetrag, rechnet Gebinde in Verkaufseinheiten um und reduziert einen bestehenden geplanten Zulauf.
Der Ablauf in der Praxis
- Beleg hochladen — Datei vom Lieferanten in einem der vier Formate
- Spalten zuordnen — konfigurierbar und beim Lieferanten gespeichert
- Positionen prüfen — erkannte Artikel, offene Zuordnungen, Preisabweichungen
- Rechnung abgleichen — Nettorechnungsbetrag eingeben, Differenz prüfen
- Gebinde umrechnen — Kartons werden zu Verkaufseinheiten
- Haltbarkeit erfassen — bei Bedarf MHD und Chargennummer
- Buchen — Bestand steigt, Zulauf sinkt, Bewegung wird protokolliert
Was dabei mitgeschrieben wird
Jede Buchung landet mit Zeitpunkt, Artikel, Menge, Einkaufspreis und Notiz im Bewegungsprotokoll. Das ist die Grundlage für die spätere Lagerbewertung und für jede Rückfrage, warum ein Bestand so aussieht, wie er aussieht.
Werden MHD und Chargennummer erfasst, entsteht gleichzeitig die Basis für den FEFO-Verbrauch und die Rückverfolgung — nachzulesen bei MHD und Chargenverwaltung.
Was der Wareneingang nicht leistet
Kein Barcode-Scanning, keine Kommissionierung, kein Etikettendruck. Die Erfassung läuft über den Beleg, nicht über ein Handgerät im Lager. Für Händler, deren Lieferungen ohnehin mit einer Datei ankommen, ist das der schnellere Weg — wer eine scannergestützte Vereinnahmung braucht, ist mit einem spezialisierten Lagersystem besser bedient.
Kompatibilität
Die Ertragswerke Warenwirtschaft ist mit Shopware 6.6 und 6.7 kompatibel. Gebuchte Wareneingänge wirken sich als Delta auf den Shopware-Bestand aus, statt ihn vollständig zu überschreiben.
Häufige Fragen
Welche Dateiformate werden unterstützt?
XLSX, XLS, CSV und PDF. Bei strukturierten Formaten ist die Erkennung zuverlässiger; bei PDF hängt sie vom Aufbau des Dokuments ab.
Muss ich für jeden Lieferanten neu konfigurieren?
Nur einmal. Die Spaltenzuordnung wird beim Lieferanten hinterlegt und greift bei jedem weiteren Beleg automatisch.
Was passiert mit Positionen, die nicht erkannt werden?
Sie werden ausgewiesen, nicht übersprungen. Du ordnest sie manuell zu oder legst den fehlenden Artikel an.
Wird der Verkaufspreis mit angepasst?
Nein. Der Wareneingang aktualisiert auf Wunsch den Einkaufspreis. Was du daraus für den VK ableitest, bleibt deine Entscheidung — die Warenwirtschaft zeigt dir die veränderte Marge.
Kann ich eine Buchung rückgängig machen?
Korrekturen werden als eigene Bewegung gebucht, statt die ursprüngliche Buchung zu löschen. Damit bleibt nachvollziehbar, was passiert ist.
Werden Frachtkosten mit erfasst?
Der Summenabgleich prüft Positionen gegen den Nettorechnungsbetrag. Nebenkosten auf der Rechnung erklären eine Differenz — eine automatische Verteilung von Frachtkosten auf den Stück-EK ist nicht Bestandteil der aktuellen Version.
Kann ich Wareneingänge auch ohne Beleg buchen?
Ja, die manuelle Erfassung bleibt möglich. Der Belegimport ist der schnellere Weg, nicht der einzige.
Der Wareneingang ist der Punkt, an dem Bestand, Einkaufspreis, Zulauf und Haltbarkeit gleichzeitig entstehen. Wie er mit Lieferantenverwaltung, Bedarfsplanung und Lagerbewertung zusammenläuft, zeigt die Shopware Warenwirtschaft.