Shopware MHD und Chargenverwaltung mit FEFO

Bei verderblicher Ware reicht die Frage „wie viele haben wir?" nicht. Entscheidend ist: wie lange noch? Zwei Paletten desselben Artikels können sich um vier Monate Restlaufzeit unterscheiden — und wenn zuerst die frischere verkauft wird, landet die ältere in der Tonne.

Genauso wichtig ist der umgekehrte Weg: Ein Lieferant meldet ein Problem mit einer bestimmten Charge, und du musst wissen, wann sie hereinkam, wie viel davon eingebucht wurde und wie viel noch im Lager liegt. Dieser Artikel zeigt, wie Mindesthaltbarkeitsdaten und Chargen erfasst werden und was FEFO im Bestandsalltag bedeutet.

Die Ertragswerke Warenwirtschaft speichert MHD und Chargennummer beim Wareneingang und zieht Verkäufe nach FEFO ab — zuerst aus der Charge mit dem frühesten Haltbarkeitsdatum. Der Punkt, an dem sich das von simpleren Lösungen unterscheidet: Die Warnliste zeigt die noch vorhandene Restmenge, nicht die ursprüngliche Eingangsmenge.

Wie lassen sich Mindesthaltbarkeitsdaten in Shopware verwalten?

Nicht am Produkt, sondern an der einzelnen Lieferung. Ein Artikel hat kein MHD — die konkrete Charge hat eines. Deshalb wird das Haltbarkeitsdatum beim Wareneingang erfasst und gehört zu der Menge, die mit dieser Lieferung hereinkam. Shopware selbst kennt weder Chargen noch Haltbarkeitsdaten.

Warum das MHD nicht ans Produkt gehört

Liegen 200 Stück im Lager, stammen sie typischerweise aus drei Lieferungen mit drei unterschiedlichen Haltbarkeitsdaten. Ein einzelnes Feld am Produktstamm könnte nur eines davon abbilden — und wäre spätestens nach der nächsten Lieferung falsch.

Diese drei Zeilen sind der Bestand von 200. Eine einzelne Zahl kann sie nicht beschreiben.

Für wen das relevant ist

Der offensichtliche Fall sind Lebensmittel. Genauso betroffen sind Kosmetik, Tierfutter, Reinigungsmittel mit begrenzter Lagerfähigkeit, medizinische Verbrauchsartikel, Klebstoffe und Bauchemie sowie alles, was einer Chargenpflicht des Herstellers unterliegt.

Was ist eine Charge?

Eine Charge ist eine abgegrenzte Menge eines Artikels aus einer bestimmten Produktion oder Lieferung, gekennzeichnet durch eine Chargennummer. Sie ist die Einheit, auf die sich Haltbarkeit und Rückverfolgung beziehen — nicht der Artikel und nicht das einzelne Stück.

Charge und MHD gehören zusammen

In der Praxis treten beide gemeinsam auf: Die Charge trägt die Nummer, das MHD gibt ihre Restlaufzeit an. Die Chargennummer wird gebraucht, wenn der Hersteller ein Problem meldet. Das MHD wird gebraucht, um zu entscheiden, was zuerst rausgeht.

Was eine Charge nicht ist

Sie ist keine Seriennummer. Eine Seriennummer identifiziert ein einzelnes Stück, eine Charge eine Menge. Für die Lagerführung ist die Charge die praktikable Einheit — Seriennummernverwaltung ist ein anderes Thema mit deutlich höherem Erfassungsaufwand.

Wie wird eine Charge beim Wareneingang angelegt?

Im Moment der Buchung. Wird eine Lieferung eingebucht, lassen sich Chargennummer und Mindesthaltbarkeitsdatum zur eingehenden Menge erfassen. Damit entsteht ein Bestandsposten, der Menge, Herkunft, Haltbarkeit und Einkaufspreis miteinander verbindet.

Warum dieser Zeitpunkt der einzig richtige ist

Vor dem Wareneingang gibt es die Charge noch nicht, danach steht die Ware bereits im Regal und niemand weiß mehr, welche Palette welche Nummer hatte. Der Beleg liegt vor, die Ware steht da, das Etikett ist lesbar — später ist all das nicht mehr der Fall.

Was der Posten festhält

• Chargennummer
• Mindesthaltbarkeitsdatum
• eingegangene Menge
• Datum des Wareneingangs
• Einkaufspreis dieser Lieferung
• Lieferant

Die letzten beiden Punkte machen den Posten zusätzlich für die Lagerbewertung nutzbar — bei FIFO ist genau diese Zuordnung von Menge und Einkaufspreis die Rechengrundlage.

Wie der Wareneingang insgesamt abläuft, steht im Ratgeber zum Wareneingang.

Was bedeutet FEFO?

FEFO steht für „First Expired, First Out": Verbraucht wird zuerst die Charge mit dem frühesten Haltbarkeitsdatum. Das unterscheidet sich von FIFO, wo die zuerst eingegangene Menge zuerst verbraucht wird — was bei Ware mit unterschiedlichen Restlaufzeiten zum falschen Ergebnis führt.

Der Unterschied an einem Beispiel

Nach FIFO würde Charge A zuerst verbraucht, weil sie früher kam. Nach FEFO geht Charge B zuerst raus, weil sie eher abläuft. FIFO würde hier dazu führen, dass 60 Stück im September verfallen, während die länger haltbare Ware verkauft wurde.

Dass eine später gelieferte Charge früher abläuft, ist kein Sonderfall — Lieferanten räumen ihre eigenen Lager, und Restposten kommen mit kürzerer Restlaufzeit.

FEFO ist Verbrauchslogik, nicht Bewertung

Wichtig für das Verständnis: FEFO steuert, aus welcher Charge abgezogen wird. Welche Einkaufspreise in den Lagerwert einfließen, entscheidet die gewählte Bewertungsmethode — das sind zwei getrennte Fragen, auch wenn sie sich in der Praxis berühren.

Wie werden verkaufte Mengen von Chargen abgezogen?

Nach FEFO, also beginnend bei der Charge mit dem frühesten MHD. Reicht deren Restmenge nicht aus, wird die nächste Charge angebrochen. Ein Verkauf kann sich damit über mehrere Chargen verteilen — was für die Rückverfolgung relevant ist.

Der Abzug über mehrere Chargen

Ausgangslage: Charge B mit MHD 30.09. hat noch 12 Stück, Charge A mit MHD 15.12. hat 40. Ein Kunde bestellt 30.

Charge B ist aufgebraucht, Charge A hat noch 22 Stück. Beim nächsten Verkauf beginnt der Abzug bei A, weil sie jetzt die früheste noch vorhandene ist.

Warum das automatisch laufen muss

Manuell ist diese Rechnung nicht durchhaltbar. Bei 300 chargengeführten Artikeln und 80 Bestellungen am Tag entstehen hunderte Abzüge, die jeweils die richtige Charge treffen müssen. Wird das von Hand gepflegt, stimmt es nach zwei Wochen nicht mehr — und die Warnliste wird wertlos.

Welche Produkte laufen als Nächstes ab?

Das zeigt die Warnliste — sortiert nach Haltbarkeitsdatum, mit der noch vorhandenen Restmenge je Charge. Genau dieser Punkt entscheidet über den Nutzen: Eine Liste, die die ursprüngliche Eingangsmenge zeigt, warnt vor Mengen, die längst verkauft sind.

Der Unterschied in der Praxis

Wer die erste Spalte sieht, startet eine Rabattaktion für 60 Stück, die es nicht mehr gibt. Wer die zweite sieht, weiß, dass acht Stück abzuverkaufen sind — oder dass sich der Aufwand nicht lohnt.

Was du mit der Liste machst

• ablaufende Ware gezielt bepreisen oder in Aktionen einsteuern
• Bestellmengen anpassen, wenn regelmäßig Ware überaltert
• prüfen, ob Lieferanten wiederholt kurze Restlaufzeiten liefern
• Abschreibungen vorbereiten, bevor sie unvermeidbar sind

Der dritte Punkt wird oft übersehen. Wenn ein bestimmter Lieferant systematisch Ware mit vier Wochen Restlaufzeit schickt, ist das ein Gesprächsthema — aber nur, wenn es jemandem auffällt.

Wie funktioniert die Chargenrückverfolgung?

Über die Chargensuche. Sie zeigt zu einer Chargennummer, wann und in welcher Menge sie eingebucht wurde und wie viel davon noch im Bestand ist. Damit lässt sich im Ernstfall eingrenzen, welche Ware betroffen ist und was davon noch im Lager steht.

Der typische Anlass

Ein Hersteller meldet ein Problem mit Charge 24-0417. Die ersten Fragen sind immer dieselben: Haben wir die überhaupt bekommen? Wann? Wie viel? Und wie viel liegt noch da?

Was die Rückverfolgung leistet — und was nicht

Sie beantwortet die lagerseitige Frage: Was kam herein, was ist noch da. Die kundenseitige Rückverfolgung — welcher Kunde welche Charge erhalten hat — ist eine andere Aufgabe mit deutlich höherem Erfassungsaufwand, weil dazu jede Auslieferung chargengenau dokumentiert werden müsste.

Für branchenspezifische Rückverfolgungspflichten gelten je nach Warengruppe eigene rechtliche Anforderungen. Prüfe für dein Sortiment, welche Dokumentationstiefe konkret vorgeschrieben ist — die hier beschriebenen Funktionen decken die lagerwirtschaftliche Seite ab und ersetzen keine rechtliche Prüfung.

Wie setzt die Ertragswerke Warenwirtschaft MHD und Chargen um?

Beim Wareneingang lassen sich Mindesthaltbarkeitsdatum und Chargennummer zur eingehenden Menge speichern. Verkäufe werden nach FEFO abgezogen, also zuerst aus der Charge mit dem frühesten Haltbarkeitsdatum. Die Warnliste zeigt die noch vorhandene Restmenge, und über die Chargensuche lässt sich nachvollziehen, wann und in welcher Menge eine Charge eingebucht wurde.

Die Bausteine

Das Zusammenspiel mit dem übrigen Lager

Chargen liegen in Lagern. Wird Ware aus dem Sperrlager freigegeben oder umgelagert, behält sie ihre Chargenzuordnung. Auch eine Abschreibung wegen Ablauf wird als Bewegung protokolliert — mit Menge, Zeitpunkt und Notiz, sodass die Ursache später erkennbar bleibt.

Wo die Grenzen liegen

Keine Seriennummernverwaltung, keine chargengenaue Zuordnung zum belieferten Kunden und keine automatische Sperrung betroffener Chargen bei einem Rückruf. Ebenso wenig eine Erfassung per Scanner — Chargennummer und MHD werden beim Wareneingang eingegeben.

Kompatibilität

Die Ertragswerke Warenwirtschaft ist mit Shopware 6.6 und 6.7 kompatibel. Chargenbestände sind Teil des physischen Bestands und fließen in Bestandsanzeige und Lagerwert ein.

Häufige Fragen

Muss ich alle Artikel chargengeführt anlegen?

Nein, und es lohnt sich nicht. Chargenführung kostet bei jedem Wareneingang Erfassungsaufwand — sinnvoll ist sie dort, wo Haltbarkeit oder Rückverfolgung tatsächlich eine Rolle spielen.

Kann ein Artikel mehrere offene Chargen haben?

Ja, das ist der Normalfall. Jede Lieferung kann eine eigene Charge mit eigenem MHD sein.

Was passiert mit abgelaufener Ware?

Sie wird abgeschrieben. Die Abschreibung reduziert Bestand und Lagerwert und wird im Bewegungsprotokoll mit Grund festgehalten.

Sieht der Kunde das MHD?

Nicht automatisch. Ob und wie du eine Restlaufzeit in der Storefront kommunizierst, ist eine eigene Entscheidung — bei kurzlebiger Ware kann sie Rückfragen und Retouren deutlich reduzieren.

Wird die Charge beim Versand festgehalten?

Der Abzug erfolgt nach FEFO aus dem Bestand. Eine chargengenaue Dokumentation je Auslieferung an einen bestimmten Kunden ist nicht Bestandteil der aktuellen Version.

Funktioniert FEFO auch über mehrere Lager?

Der Verbrauch richtet sich nach dem Haltbarkeitsdatum der vorhandenen Chargen. Bei mehreren Lagern kommt die Lagerzuordnung hinzu — Details im Ratgeber zu Multilager.

Kann ich das MHD nachträglich korrigieren?

Bei einem Erfassungsfehler ja. Jede Korrektur sollte mit Notiz erfolgen, damit die Änderung nachvollziehbar bleibt.

MHD und Chargen entstehen beim Wareneingang und wirken bis in Lagerbewertung und Bestandsführung. Wie diese Prozesse zusammenlaufen, zeigt die Shopware Warenwirtschaft.