Shopware Umlagerung: Waren zwischen Lagern verschieben

Zwanzig Kartons wandern vom Hauptlager in die Filiale. Physisch dauert das eine Stunde, systemseitig sollte es dreißig Sekunden dauern — vorausgesetzt, das System kennt überhaupt zwei Lager.

Kennt es nur eines, passiert stattdessen: nichts. Die Ware ist woanders, der Bestand bleibt eine Zahl, und niemand weiß, wo die zwanzig Kartons tatsächlich stehen. Beim nächsten Kundenauftrag sucht jemand im falschen Regal. Dieser Artikel zeigt, wie eine Umlagerung korrekt gebucht wird und warum das Bewegungsprotokoll dahinter wichtiger ist als die Buchung selbst.

Die Ertragswerke Warenwirtschaft bucht Umlagerungen zwischen Lagern und dokumentiert sie zusammen mit Wareneingängen, Retouren, Abschreibungen und Korrekturen in einer durchgehenden Historie — mit Zeitpunkt, Artikel, Menge, Einkaufspreis und Notiz. Das ist der Unterschied zwischen einem Bestand, den man erklären kann, und einer Zahl, der man glauben muss.

Wie werden Waren zwischen Lagern umgelagert?

Als eine Buchung mit zwei Wirkungen: Der Bestand im Quelllager sinkt, der im Ziellager steigt — um dieselbe Menge, zum selben Zeitpunkt. Es handelt sich nicht um zwei getrennte Vorgänge, sondern um einen Transfer, der als Einheit protokolliert wird.

Warum das eine Buchung sein muss

Wird die Umlagerung als Abgang in Lager A und separater Zugang in Lager B gebucht, entstehen zwei unabhängige Bewegungen. Bricht der Vorgang zwischendrin ab, ist die Ware nirgends. In der Historie sieht es später aus wie eine Abschreibung und ein Wareneingang aus dem Nichts.

Was die Buchung enthalten sollte

• Artikel und Menge
• Quelllager und Ziellager
• Zeitpunkt und ausführender Benutzer
• Notiz zum Grund

Der Grund klingt verzichtbar und ist es nicht. „Umlagerung 20 Stück" beantwortet in acht Wochen keine Frage. „Umlagerung 20 Stück, Auffüllung Filiale Nord nach Aktionsverkauf" schon.

Was muss bei einer Umlagerung geprüft werden?

Vor allem, ob die Menge im Quelllager tatsächlich verfügbar ist — und ob durch den Transfer verkäuflicher Bestand entsteht oder wegfällt. Wandert Ware in ein gesperrtes Lager, sinkt die verkäufliche Menge, obwohl physisch nichts weniger wird.

Die Prüfpunkte

Der zweite Punkt wird gern übersehen: Sind von 50 Stück im Hauptlager 30 durch offene Bestellungen gebunden, lassen sich nur 20 gefahrlos umlagern. Wie sich reservierte Mengen zusammensetzen, steht im Ratgeber zum reservierten Bestand.

Chargen wandern mit

Bei chargengeführter Ware behält die umgelagerte Menge ihre Chargenzuordnung samt Mindesthaltbarkeitsdatum. Andernfalls wäre die Rückverfolgung nach dem ersten Transfer wertlos — Details im Ratgeber zu MHD und Chargen.

Verändert eine Umlagerung den Gesamtbestand?

Den physischen Gesamtbestand nicht — die Ware ist weiterhin dieselbe Menge, nur an einem anderen Ort. Die verkäufliche Menge kann sich dagegen ändern, nämlich dann, wenn zwischen einem verkäuflichen und einem gesperrten Lager verschoben wird.

Die vier Fälle

Zeile drei ist der häufigste Anwendungsfall: die Freigabe eines geprüften Rückläufers. Physisch passiert nichts, wirtschaftlich schon — die Ware ist wieder verkäuflich. Mehr dazu bei Retouren und Sperrlager.

Warum das für den Shop relevant ist

Der Shopware-Bestand bildet die verkäufliche Menge ab. Eine Umlagerung zwischen zwei verkäuflichen Lagern lässt ihn unberührt — der Shop merkt nichts davon, und das ist richtig so. Eine Umlagerung ins Sperrlager reduziert ihn dagegen sofort. Die Bestandsänderung wirkt dabei als Delta, nicht als vollständige Neuberechnung; warum das wichtig ist, erklärt der Ratgeber zu Multilager.

Welche Warenbewegungen sollten protokolliert werden?

Alle, die den Bestand verändern: Wareneingänge, Retouren, Abschreibungen, Umlagerungen und manuelle Korrekturen. Jede Zeile braucht Zeitpunkt, Artikel, Menge, Bewegungsart, betroffene Lager, Einkaufspreis und ein Notizfeld. Ohne dieses Protokoll lässt sich eine Bestandsabweichung nicht aufklären.

Die Bewegungsarten

Warum der Einkaufspreis mitgeschrieben wird

Er ist die Grundlage jeder späteren Bewertung. Bei FIFO ist entscheidend, zu welchem Preis die noch vorhandene Menge eingekauft wurde — diese Information steht nur im Protokoll. Ohne sie ist der Lagerwert eine Schätzung. Details im Ratgeber zur Lagerbewertung.

Das Notizfeld ist der wertvollste Teil

Es kostet fünf Sekunden und beantwortet später die einzige Frage, die wirklich gestellt wird: warum. Eine Korrektur über minus drei Stück ohne Notiz erzeugt ein Rätsel. Mit Notiz erzeugt sie eine Erklärung — und im Wiederholungsfall ein Muster.

Wie lassen sich Fehlbuchungen nachvollziehen?

Über die chronologische Historie eines Artikels. Stimmt der Bestand nicht, lässt sich der Verlauf rückwärts durchgehen, bis die Stelle gefunden ist, an der die Abweichung entstand. Ohne Protokoll bleibt nur die Feststellung, dass die Zahl falsch ist — ohne jede Chance auf eine Ursache.

Ein typischer Aufklärungsvorgang

Die dritte Zeile ist das Problem. Minus acht Stück ohne Grund — war das eine Zählkorrektur, ein Bruch oder ein Erfassungsfehler? Mit Notiz wäre die Frage in zehn Sekunden beantwortet.

Korrigieren statt löschen

Der saubere Umgang mit einem Fehler ist eine Gegenbuchung, keine Löschung der ursprünglichen Zeile. Wird die Historie nachträglich verändert, verliert sie ihren Wert — und die Bewertung, die auf den ursprünglichen Einkaufspreisen aufbaut, ebenfalls.

Wie setzt die Ertragswerke Warenwirtschaft Umlagerungen um?

Ein Transfer reduziert das Quelllager und erhöht das Ziellager in einem Vorgang. Der Gesamtbestand verändert sich nur dann, wenn sich dadurch die verkäufliche Menge ändert — also beim Wechsel zwischen einem verkäuflichen und einem gesperrten Lager. Die Bewegung wird zusammen mit allen anderen in einer durchgehenden Historie dokumentiert.

Was die Historie festhält

Wofür die Historie im Alltag taugt

• Bestandsabweichungen aufklären, statt sie stillschweigend zu korrigieren
• erkennen, ob Abschreibungen sich auf einen Artikel oder einen Lieferanten konzentrieren
• nachvollziehen, warum der Lagerwert in einem Monat gesprungen ist
• prüfen, welche Umlagerungen zwischen Standorten regelmäßig anfallen

Der letzte Punkt ist ein Dispositionshinweis: Wenn zwischen Hauptlager und Filiale monatlich dieselben Artikel wandern, stimmt die Erstverteilung nicht.

Wo die Grenzen liegen

Eine Umlagerung ist eine interne Bestandsbewegung. Sie hat nichts mit Versand oder Kommissionierung zu tun — es entstehen keine Transportaufträge, keine Lieferscheine zwischen Lagern und keine Packlisten. Ebenso wenig gibt es eine Lagerplatzverwaltung: Bestände werden je Lager geführt, nicht je Regalplatz.

Kompatibilität

Die Ertragswerke Warenwirtschaft ist mit Shopware 6.6 und 6.7 kompatibel. Bestandsänderungen aus Umlagerungen wirken als Delta auf den Shopware-Bestand.

Häufige Fragen

Kann ich mehr umlagern, als im Quelllager liegt?

Nein. Die verfügbare Menge im Quelllager begrenzt den Transfer — sonst entstünde ein negativer Bestand.

Was passiert mit Reservierungen bei einer Umlagerung?

Reservierte Ware ist einem Auftrag zugesagt. Sie sollte nicht weggeräumt werden, ohne dass klar ist, aus welchem Lager der Auftrag bedient wird.

Wandert das MHD bei chargengeführter Ware mit?

Ja. Die Chargenzuordnung bleibt erhalten, sonst wäre die Rückverfolgung nach dem ersten Transfer wertlos.

Sieht der Kunde etwas von einer Umlagerung?

Nur indirekt und nur dann, wenn sich die verkäufliche Menge ändert — etwa bei der Freigabe aus dem Sperrlager.

Kann ich eine Umlagerung rückgängig machen?

Über eine Gegenbuchung in die andere Richtung. Die ursprüngliche Zeile bleibt in der Historie stehen.

Gibt es Transportaufträge zwischen Lagern?

Nein. Die Umlagerung ist eine Bestandsbuchung, kein Versandprozess.

Wie lange bleibt die Historie erhalten?

Sie ist die Grundlage für Bewertung und Nachvollziehbarkeit und sollte dauerhaft verfügbar bleiben — insbesondere über einen Jahresabschluss hinaus.

Umlagerungen und das Bewegungsprotokoll sind das Rückgrat einer Bestandsführung, der man vertrauen kann. Wie sie mit Multilager, Retouren und Lagerbewertung zusammenwirken, zeigt die Shopware Warenwirtschaft.