Warenwirtschaft auswählen: Welche Funktionen dein Shop wirklich braucht

Der übliche Weg zur Warenwirtschaft: drei Anbieterseiten öffnen, Funktionslisten vergleichen, beeindruckt sein, entscheiden. Drei Monate später fällt auf, dass ausgerechnet der eine Prozess fehlt, an dem täglich eine Stunde hängt.

Der bessere Weg beginnt eine Stufe früher — mit der eigenen Liste. Welche Abläufe laufen bei dir heute außerhalb des Systems, und welche davon sollen hinein? Dieser Artikel geht die Bereiche durch, an denen sich das entscheidet, und endet mit einer Checkliste zum Abhaken.

Welche Aufgaben übernimmt eine Warenwirtschaft?

Sie steuert den Weg der Ware: Beschaffung, Vereinnahmung, Bestandsführung, Lagerbewegungen, Rückläufer und Bewertung. Alles, was danach kommt — Buchhaltung, Kundenmanagement, Personal — gehört nicht dazu. Diese Abgrenzung ist der erste Schritt jeder Auswahl.

Die sechs Bereiche

Nicht jeder Händler braucht alle sechs in voller Tiefe — aber für jeden sollte bewusst entschieden werden, ob und wie tief.

Die Reihenfolge ist nicht beliebig

Die Bereiche bauen aufeinander auf. Ohne saubere Bestandsarten funktioniert keine Bedarfsplanung. Ohne erfasste Einkaufspreise keine Bewertung. Ohne Lieferantenzuordnung keine sinnvolle Bestellung. Wer bei Bereich fünf beginnt, baut auf Sand.

Welche Bestandswerte müssen Händler unterscheiden?

Mindestens fünf: physisch, reserviert, verfügbar, geplanter Zulauf und freier Zulauf. Ein System, das nur eine Bestandszahl kennt, kann die Fragen von Lager, Verkauf und Einkauf nicht gleichzeitig beantworten — und genau daraus entstehen Überverkäufe und Fehlbestellungen.

Die Prüffrage an einen Anbieter

Frage nicht, ob das System „Bestände verwaltet". Frage, wie viele Bestandsarten es unterscheidet und ob Zulauf mit Lieferdatum erfasst wird. Die Antwort trennt eine Warenwirtschaft von einer Bestandstabelle. Der Ratgeber zum Warenbestand erklärt die Werte im Detail.

Wie sollte ein Wareneingang funktionieren?

Ausgehend vom Lieferantenbeleg, nicht von einer leeren Eingabemaske. Das System sollte gängige Dateiformate einlesen, Positionen automatisch zuordnen, Einkaufspreise gegen den gespeicherten Stand prüfen und einen vorhandenen Zulauf verrechnen.

Die Prüfpunkte

Die letzten beiden Zeilen sind die, an denen einfachere Lösungen scheitern. Details im Ratgeber zum Wareneingang.

Welche Funktionen werden für Lieferanten benötigt?

Eigene Stammdaten mit Kundennummer und Bestell-E-Mail, die Zuordnung von Artikeln inklusive Lieferantenartikelnummer, Einkaufspreis und Gebindegröße sowie die Möglichkeit, Bestellungen zu erzeugen und zu versenden.

Was den Unterschied macht

• Lieferantenartikelnummer: Ohne sie ist jede Bestellung und jeder Belegabgleich Handarbeit
• Gebindegröße: Ohne sie stimmen weder Bestellmenge noch Stück-Einkaufspreis
• Mehrere Bezugsquellen je Artikel: Der Regelfall, sobald ein Sortiment wächst
• Bestellvorlage des Lieferanten: Erspart das Übertragen in eine fremde Excel-Datei
• Vorschau vor dem Versand: Verhindert die Bestellung über 2.400 statt 240 Stück

Die Abgrenzung

Eine Warenwirtschaft bildet Lieferantenstammdaten, Artikelmapping und operative Bestellungen ab. Rahmenverträge, Jahresstaffeln, Lieferantenbewertung oder ein Freigabeworkflow im Einkauf gehören in eine Beschaffungslösung — kläre vorab, ob du das brauchst. Mehr im Ratgeber zur Lieferantenverwaltung.

Wie lassen sich Nachbestellungen planen?

Über eine nachvollziehbare Rechnung aus erwartetem Bedarf, verfügbarem Bestand und freiem Zulauf. Entscheidend ist weniger die Raffinesse des Verfahrens als seine Überprüfbarkeit — ein Vorschlag, den du nicht erklären kannst, wird im Zweifel ignoriert.

Worauf du achten solltest

Die Prognosefrage

Manche Anbieter werben mit KI-gestützten Absatzprognosen. Prüfe kritisch, worauf diese beruhen. Eine Fortschreibung realer Verkaufsdaten ist überprüfbar; ein Modell, dessen Ergebnis niemand nachrechnen kann, wird nach der dritten überraschenden Bestellung abgeschaltet. Details im Ratgeber zur Bedarfsplanung.

Wann sind Multilager, Chargen und MHD erforderlich?

Multilager, sobald Ware an mehreren Orten liegt oder ein Sperrbestand gebraucht wird — Letzteres trifft auf fast jeden Händler mit Retouren zu. Chargen und MHD, sobald das Sortiment datierte oder rückverfolgungspflichtige Ware enthält.

Die Entscheidungshilfe

Der unterschätzte Punkt

Die meisten Händler denken bei Multilager an Standorte und entscheiden „brauchen wir nicht". Der eigentliche Anwendungsfall ist das Sperrlager für Retouren — und das braucht praktisch jeder, der Rückläufer bekommt.

Wie werden Retouren und Sperrbestände behandelt?

Rückläufer gehören zunächst in einen nicht verkäuflichen Bereich, bis sie geprüft sind. Erst danach entscheidet sich, ob die Ware zurück in den Verkauf geht oder abgeschrieben wird. Ein System, das Retouren direkt in den verkäuflichen Bestand bucht, produziert die nächste Reklamation.

Was das System können sollte

• Buchung in ein nicht verkäufliches Lager
• Freigabe ins Hauptlager nach Prüfung
• Abschreibung mit Grund und Einkaufspreis
• Protokollierung aller Vorgänge mit Notiz

Die Abgrenzung zum RMA-Prozess

Retourenlabels, Kundenportal, Erstattungsabwicklung und Umtauschprozesse sind Kundenprozesse, keine Lagerprozesse. Prüfe, ob du beides brauchst und ob es aus einer Hand kommen muss. Mehr im Ratgeber zu Retouren und Sperrlager.

Welche Lagerbewertung braucht ein Händler?

Mindestens eine Methode, die konsistent angewendet und dokumentiert wird — üblicherweise AVCO, FIFO oder LIFO. Dazu die Möglichkeit, einen Warenwert zum Stichtag festzuhalten, damit der Jahresabschluss nicht zur Rekonstruktion wird.

Die Anforderungen

Die Frage nach der Zählinventur

Hier lohnt genaues Hinsehen: Viele Lösungen bewerten den Bestand, führen aber keine geführte Zählinventur mit Zähllisten oder Scanner. Beides ist legitim, aber es ist nicht dasselbe. Kläre, welchen Teil du brauchst. Die Unterschiede erklären die Ratgeber zur Lagerbewertung und zur Inventur.

Checkliste für die Auswahl

Markiere, was bei dir heute außerhalb des Systems passiert. Was du mehrfach ankreuzt, gehört ins Lastenheft.

Bestand - [ ] Physischer und verfügbarer Bestand getrennt - [ ] Reservierungen aus offenen Bestellungen - [ ] Zuordnung der Reservierung zu Kunde und Auftrag - [ ] Geplanter Zulauf mit Lieferdatum - [ ] Freier Zulauf für Vorbestellungen - [ ] Verfügbarkeit zu einem Wunschtermin

Wareneingang - [ ] Belegimport aus Datei - [ ] Zuordnung über SKU, EAN und Herstellernummer - [ ] Konfigurierbare Spalten je Lieferant - [ ] Meldung nicht erkannter Positionen - [ ] Abgleich Beleg-EK gegen Shop-EK - [ ] Rechnungsbetragskontrolle - [ ] Gebindeumrechnung - [ ] Verrechnung des geplanten Zulaufs

Lieferanten und Einkauf - [ ] Lieferantenstammdaten mit Kundennummer - [ ] Lieferantenartikelnummern - [ ] Einkaufspreise und Gebindegrößen je Bezugsquelle - [ ] Mehrere Lieferanten je Artikel - [ ] Bestellvorlage des Lieferanten - [ ] Bestellung als Datei oder per E-Mail - [ ] Vorschau vor dem Versand

Planung - [ ] Bedarfsrechnung aus Bestand, Zulauf und Absatz - [ ] Wählbarer Planungshorizont - [ ] Liste unterdeckter Artikel - [ ] Korrigierbare Vorschläge - [ ] Übernahme in eine Sammelbestellung

Lager - [ ] Mehrere Lager - [ ] Lager als verkäuflich oder gesperrt kennzeichnen - [ ] Umlagerungen mit Protokoll - [ ] Bewegungshistorie mit Grund und Einkaufspreis - [ ] MHD und Chargennummer - [ ] FEFO-Verbrauch - [ ] Chargenrückverfolgung

Rückläufer - [ ] Buchung ins Sperrlager - [ ] Freigabe nach Prüfung - [ ] Abschreibung mit dokumentiertem Grund

Wert - [ ] Einkaufspreis je Artikel - [ ] Marge im Backend sichtbar - [ ] Massenpflege von EK, VK und Steuersatz - [ ] Bewertungsmethode wählbar - [ ] Warenwert-Snapshot zum Stichtag - [ ] Verlauf über die Zeit

Technik - [ ] Kompatibel mit deiner Shopware-Version - [ ] Integriert oder über Schnittstelle - [ ] Verhalten bei Deinstallation - [ ] Datenexport möglich - [ ] Support und Reaktionszeit

Häufige Fragen